Case study: Jak wdrożyliśmy system planowania w DSI Underground Merol?
Każdy kolejny rok intensywnego rozwoju firmy prowadzi do konieczności optymalizacji procesów. Wraz ze wzrostem skali przedsiębiorstwa pojawiają się coraz wyższe koszty oraz wyzwania związane z wydajnością produkcji.
Tak właśnie było w przypadku DSI Underground Merol. Po latach ciągłego wzrostu koniecznością okazało się poukładanie niektórych procesów na nowo. Do współpracy przy realizacji tego projektu firma zaprosiła SMART Project, z którym wspólnie wypracowała kolejne kroki optymalizacji działań.
Wymagający projekt w wymagającej branży
DSI Underground Merol to spółka należąca do globalnego koncernu, która specjalizuje się w produkcji konstrukcji dla przemysłu górniczego i budownictwa podziemnego. Obecnie zatrudnia około 200 pracowników, a przez ostatnie 10 lat wartość jej przychodów wzrosła pięciokrotnie. Zarządzanie łańcuchem dostaw stało się wyzwaniem, ponieważ standardy, które były wydajne przy mniejszej skali, przestały spełniać swoją rolę. Potrzebne było też wsparcie w postaci rzetelnych danych i prognoz, które pomogą zarządzać logiką produkcji i magazynowania. – To co kiedyś dobrze funkcjonowało, przestało być wydajne w momencie, gdy przekroczyliśmy pewną skalę. Nasz zarząd stwierdził, że należałoby usystematyzować niektóre procesy – stwierdza Jakub Pełczyński, Operations Director w DSI Underground Merol Sp. z o.o.
Rosnąca liczba zamówień powoduje, że trzeba lepiej zarządzać logistyką dostaw oraz produkcją – przy utrzymaniu jak najmniejszego magazynu. Dlatego celem tego projektu optymalizacyjnego było uruchomienie systemu MRP (Material Resource Planning), a zadaniem Smart Project zaproponowanie rozwiązań i procesów umożliwiających:
- prognozowanie wolumenów produkcyjnych,
- tworzenie precyzyjnych zleceń produkcyjnych i zakupowych opartych na szczegółowych estymacjach,
- kontrolę zużycia materiałów na produkcję poszczególnych wyrobów.
Nowy system planowania potrzeb materiałowych
System MRP na podstawie wprowadzonych danych wyjściowych – zamówień, prognoz sprzedaży, specyfikacji produkcyjnej oraz informacji na temat dostawców wykonuje kalkulacje. Uwzględniając wiele parametrów, m.in. wydajność produkcji, zużycie materiałów, pojemność magazynu i czas oczekiwania na dostawy tworzy plany produkcji i zamówień zakupowych. Dzięki temu firma produkcyjna może utrzymywać minimalny stock, bez zaburzania płynności logistyki. Był to istotny punkt współpracy pomiędzy firmami, ponieważ te informacje pozwalają wypracować nową strategię uzupełniania zapasów. – Działamy w takim horyzoncie czasowym, że zamówienia sprzedażowe, które mamy w ręce, zdecydowanie nie wystarczą do podejmowania decyzji zakupowych – uważa Jakub Pełczyński.
Pracownik, który odpowiada za zakupy materiałowe i planuje zapas, do tej pory kierował się danymi z magazynu, informacjami od klientów i rynkową intuicją. Teraz jego zakupy są poparte analizami ilościowymi z systemu MRP. Dane systemowe umożliwiają też lepsze zarządzanie produkcją, ponieważ prognoza obejmuje również sprzedaż poszczególnych produktów.
Sprawdzanie poprawności prognoz
Po przygotowaniu systemu MPR, kolejnym krokiem jest weryfikacja, czy dane są kalkulowane we właściwy sposób, a prognozy sugerują wiarygodne wnioski. To etap, który może potrwać kilka kolejnych miesięcy, ponieważ wdrożenie systemu wymaga także przystosowania go do realnych warunków przedsiębiorstwa. Jednym z elementów systemu było przygotowanie KPI-ów, które pozwolą mierzyć dokładność prognoz. – Staramy się sprawdzać wiarygodność prognoz, dlatego na prośbę naszego CFO Smart Project dodał do forecastu kolumny kalkulacyjne, które umożliwiają mierzenie jego dokładności – podkreśla dyrektor operacyjny DSI Underground Merol Sp. z o.o.
Stworzenie systemu to jednak dopiero początek drogi do zarządzania opartego na danych. Kolejnym krokiem jest przystosowanie MPR-a do warunków, w których funkcjonuje firma. Projekt wymaga optymalizacji pod kątem wiarygodności, zaprogramowania specyfikacji każdego cyklu produkcyjnego i sprawdzenia, czy wygenerowane prognozy zgadzają się ze stanem faktycznym. Proces ten może potrwać kilka miesięcy, a Smart Project uczestniczy w nim w ramach wsparcia powdrożeniowego, aby kontrolować, czy wszystkie parametry są odpowiednio skorelowane.
Przebieg współpracy DSI & Smart Project
Grupa projektowa, która powstała w celu zaplanowania i wdrożenia zmian była płynna – zmieniała się w zależności od tego, nad jakim obszarem w danym momencie pracowano.
– Współpraca przebiegała dwustronnie, ponieważ wymienialiśmy się informacjami na temat procesów w firmie klienta. Kluczowym elementem było też przestudiowanie całego cyklu sprzedaży – od wyceny do stworzenia finalnego produktu – mówi Paweł Birecki, Kierownik Projektu Smart Project.
Dzięki takiej analizie zaadresowane zostały obszary, które wymagają zmian.
– Potrzebowaliśmy, żeby ktoś nas poprowadził. Wiedzieliśmy, co chcemy osiągnąć, ale zależało nam na systemowym podejściu. Smart Project wydraftował plan – potwierdza Jakub Pełczyński.
Ten opracowany na początku był wskazówką, jak przeprowadzić cały projekt. Natomiast zdarzały się sytuacje, w których trzeba było go modyfikować ze względu na specyfikę branży czy ograniczenia systemowe. – Za każdym razem wspólnie rozważaliśmy kolejne rozwiązania oraz zastanawialiśmy się, co warto wdrożyć, a co może być zbyt ryzykowne – dodaje.
Współpraca pomiędzy firmami nie zakończyła się na stworzeniu systemu MPR. Samo wdrożenie i przystosowanie jest długotrwałym procesem. Aby uniknąć błędów w planowaniu produkcji i zatowarowania wszystkie prognozy wymagają weryfikacji. – Jeśli po stronie naszego klienta pojawiała się wątpliwość, omawialiśmy ją i wprowadzaliśmy odpowiednie poprawki do systemu – podkreśla Paweł Birecki, który nadzorował cały projekt po stronie Smart Project. Jak w większości projektów, również i w tym przypadku w ramach opieki powdrożeniowej eksperci Smart są dostępni w roli doradczej przez kolejne 6-12 miesięcy, m.in. po to, aby reagować na pojawiające się rozbieżności.
Efekty i wnioski na przyszłość
Wdrożenie MRP z wszystkimi optymalizacjami jest krokiem milowym do dalszego rozwoju. Kiedy firma osiąga pewną skalę, dotychczasowe procesy mogą stać się nieefektywne. Natomiast zarządzanie oparte na dobrze wyestymowanych planach sprzedażowych i produkcyjnych pomaga lepiej kontrolować przychody i koszty, a także przepływ surowców, towarów i czasu pracy.
W przypadku DSI Underground Merol jednym z pierwszych efektów było zweryfikowanie efektywności procesów, które zachodzą w firmie oraz zwrot w kierunku wysokiej jakości danych. To trend który szczególnie widoczny jest w międzynarodowych firmach działających w obrębie jednej grupy. Dzięki nim możliwe będą również kolejne udoskonalenia systemu. W dłuższym horyzoncie czasowym, do kalkulacji w MRP, planowane jest dodanie takich danych jak obłożenie maszyn czy zapotrzebowanie na czas pracy. Silnik optymalizacyjny powinien zawierać także matrycę przezbrojeń i sekwencję zleceń.
Prognozowanie ilościowe produkcji jest dużo bardziej szczegółową analizą niż standardowe estymacje przychodów i kosztów. Właściwie zaprojektowany system umożliwia kontrolę każdego procesu produkcyjnego. Wdrożenie go jest często konieczne ze względu na rosnącą skalę przedsiębiorstwa. To ważny element rozwoju, który usprawnia podejmowanie decyzji planistycznych opartych na danych. W taki też sposób konkluduje cały projekt jego głównodowodzący Jakub Pełczyński: – Po osiągnięciu pewnej skali, zdaliśmy sobie sprawę, że niespecjalnie istnieje inna droga. Musimy przejść na działanie oparte na rzetelnych danych, a nie przeczuciach.
