Automatyzacja procesów magazynowych jest zawsze korzystna, ale nie każde usprawnienie musi się wiązać z automatyzacją.
W świecie silnej konkurencji i bezlitosnych warunków ekonomicznych warto uszczelnić procesy magazynowe tak, aby dawały się łatwo kontrolować, a informacje z nich płynące działały w myśl zasady: „Im świeższe informacje, tym większa szansa na podjęcie właściwej decyzji biznesowej”. Automatyzacja procesów temu z całą pewnością służy.

Po co automatyzować procesy?

Nie koniecznie po to, żeby zredukować liczbę pracowników, ale na pewno po to, żeby zminimalizować ryzyko błędu ludzkiego. Często w trakcie zbierania informacji od kilku pracowników, wykonujących ten sam proces okazuje się, że niektórzy z nich wykonują pewne czynności swoją metodą, czyli każdy inaczej. Czasem przez to, że jest im wygodniej, czasem przez to, że nie zostało im wyjaśnione do końca jak ta czynność powinna być wykonywana. Takie sytuacje są dowodem na to, że na wyszkoleniu pracowników nie warto oszczędzać.

Skrócenie czasu realizacji procesów jest kluczową korzyścią jakiej oczekuje się od automatyzacji procesów. Czas zyskiwany jest nie tylko na przyspieszeniu wykonywania czynności, ale również dzięki zwiększeniu „szczelności procesów”. Proces jest szczelny wówczas, gdy nie pozostawia wątpliwości co do tego jakie czynności i w jaki sposób dokładnie powinny być w jego ramach wykonywane. Można to osiągnąć np. inwestując w system, który zawiera więcej ograniczeń i nie pozwala użytkownikowi na popełnianie błędów lub poprzez solidne szkolenie pracowników i motywacyjne nagradzanie ich za stanie na straży prawidłowego przebiegu procesu.

Doświadczenia z projektów usprawniających procesy magazynowe wskazują, że redukując kadrę o 10% pracowników generujących najwięcej błędów systemowych można znacznie zwiększyć efektywność pracy pozostałych pracowników. Czas pracy zredukowanych pracowników generował więcej strat niż pożytku, ponieważ tworząc błędy, powodowali dodatkową pracę dla pozostałych pracowników, często wstrzymując kluczowe procesy.

Inwestowanie w automatyzację – o czym warto pamiętać?

Przed podjęciem decyzji o inwestycji w automatyzację warto zebrać informacje o tym jak poszczególne czynności są wykonywane. Najczęściej realizowane w magazynie procesy są wówczas szczegółowo mapowane, a ich czasy realizacji dokładnie zmierzone. Informacje zebrane i przedstawione w formie mapy procesów stanowią doskonałą podstawę do analizy procesów pod kątem usprawnień i automatyzacji.

Analiza procesów na bazie przygotowanych map powinna już odbywać się w interdyscyplinarnym gronie.Uczestnicy warsztatów powinni mieć bowiem, możliwość na bieżąco podania swoich pomysłów płynących z ich doświadczenia oraz zasygnalizowania ewentualnych zagrożeń lub ryzyka w przypadku zaproponowanych rozwiązań automatycznych. Następnie, wskazane pomysły czynności do automatyzacji powinny zostać przeanalizowane pod kątem ich opłacalności, korzyści i ryzyka. Oznacza to, że dla każdego rozwiązania należy:

1. wskazać ryzyko i jego skalę na tle środków zaradczych;
2. wymienić korzyści jakie płyną z danego rozwiązania, a następnie
3. zmierzyć czas trwania procesu aktualnego przed zmianą oraz czas trwania procesu zasymulowanego (z wprowadzoną zmianą) i porównać je.

 Efekty zmian

Należy jednak pamiętać o tym, że jeżeli czas trwania procesu wydłuży się, ale jego szczelność zwiększy to wówczas korzyść z tej zmiany znajdzie się w innym obszarze np. jakości danych, ponieważ „szczelny proces” zmniejsza ryzyko znalezienia się nieprecyzyjnych danych w systemie.
Wdrożenie zmian zawsze jest sporym wyzwaniem, ponieważ dociąża dodatkowymi obowiązkami pracowników posiadających największą wiedzę i doświadczenie, a więc kluczowych dla prawidłowego funkcjonowania organizacji. Ponadto, wdrożenia wiążą się z ryzykiem destabilizacji funkcjonowania organizacji. Niemniej jednak może to być doświadczenie, które przysłuży się do zintegrowania ze sobą pracowników i zwiększenia ich przywiązania oraz zaangażowania. To z kolei przyczyni się do sukcesu wdrożenia.

Magdalena Walkowiak

Kierownik Projektów w SMART Project