Czym jest mapa procesu?
Efektywne zarządzanie współczesnym przedsiębiorstwem wymaga coraz bardziej precyzyjnych narzędzi analitycznych i dostarczania menadżerom szczegółowej informacji. Nieefektywne procesy utrzymywane w firmie kosztują czas i pieniądze, dlatego kadra zarządzająca poszukuje coraz lepszych narzędzi cyfrowych, które sprawdzają modele, przeprowadzają symulacje i prognozują wyniki w kilka sekund. Jednak żaden system oraz żadna analiza w dokładny sposób nie wskażą sieci powiązań i działań, mających wpływ na efektywność procesu w organizacji. Narzędziem, które usprawni identyfikację owej sieci oraz innych złożonych zagadnień w firmie jest mapa procesu.
Mapa procesu, jak sama nazwa wskazuje, polega na odzwierciedleniu za pomocą symboli graficznych konkretnego procesu lub operacji oraz wszystkich powiązań między nimi, występującymi w przedsiębiorstwie lub poza nim, skupiając się na powstałych w procesie produktach oraz wskazując na odpowiedzialność za każdy krok procesu. Mapowanie wykonywać można za pomocą specjalistycznego oprogramowania np.: MS Visio czy Aris, jednakże coraz częściej, zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach, wystarczy do tego zwykła kartka i długopis.
Najważniejsze funkcje mapy procesu
Udokumentowanie poszczególnych kroków procesu daje przedsiębiorstwu wiele korzyści. Dzięki poprawnie zaprojektowanemu procesowi kadra menadżerska w szybki i łatwy sposób może wyszukać wąskie gardła w przedsiębiorstwie oraz rozpoznać pozostałe obszary wymagające poprawy. Dzięki sporządzonej mapie, menadżer otrzyma klarowną, graficzną informację, w którym miejscu proces jest opóźniony, a także jakie czynniki są za to odpowiedzialne, np.: zbyt duże obciążenie pracownika.
Główną zaletą mapowania jest jego uniwersalność i możliwość wykorzystania przez przedsiębiorstwo w każdej sytuacji: na przykład mapy bardzo dobrze sprawdzają się jako źródło informacji dla nowego pracownika. Organizacja zamiast delegować konsultanta, aby opowiedział w szczegółach każdy proces w firmie, prezentuje nowozatrudnionemu mapę wszystkich działań, które zachodzą w przedsiębiorstwie.
Dzięki temu pracownik otrzymuje pełną informację, bez zbędnego udziału dodatkowych osób, a poznając szczegóły swojej pracy lepiej odnajdzie się w niej w praktyce. Takie wdrożenia wykorzystywane są najczęściej w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie pracownik najpierw poznaje w teorii poszczególne kroki procesu, po to by zweryfikować je w praktyce np. na linii montażowej.
Sporządzanie map procesów może posłużyć również do wprowadzenia standaryzacji w przedsiębiorstwie. Dzięki graficznie przedstawionym operacjom oraz określonej odpowiedzialności każdy pracownik wie jak wykonywać daną czynność oraz w jakiej kolejności przechodzić przez proces. Takie zobrazowanie operacji przyczynia się do minimalizacji wystąpienia błędu, a także do wyeliminowania innych niechcianych marnotrawstw, np. w procesie logistycznym.
Stosowanie standardów zwiększa również poziom zastępowalności pracownika oraz usprawnia komunikację między stanowiskami, ponieważ w momencie nieobecności kluczowej jednostki w procesie, łatwo zweryfikować jej obowiązki oraz przejąć zakres jej zadań i odpowiedzialności.
Dobrze sporządzona mapa procesu może posłużyć także jako forma komunikacji między poszczególnymi interesariuszami projektu. To rozwiązanie w przeważającej większości stosuje się w realizacji projektów IT, gdzie graficzne zobrazowanie procesu pozwala programistom lepiej zrozumieć obecne działania zachodzące w przedsiębiorstwie oraz wyobrazić sobie przebieg procesu idealnego, który należy zaprogramować.
Mapowanie krok po kroku
Pierwszym i najbardziej kluczowym etapem podczas sporządzania mapy procesu jest określenie celu i zakresu mapowania. Jasne określenie punktu startu oraz zakończenia pozwoli określić szczegółowość procedury, a także jasno wskaże analizowany zakres. Dzięki temu zabiegowi użytkownicy projektujący graficzną mapę skupią się na określonym obszarze działalności przedsiębiorstwa, nie budując przy tym ogromnych sieci zależności.
Podczas tego etapu wymagane jest również zdefiniowanie podejścia do budowania mapy procesu. Metodologia wyróżnia dwa podstawowe sposoby identyfikacji procesów:
- Metoda odgórna (top-down), gdzie początkowo określa się ogólne kroki procesu, a następnie przechodzi do uszczegóławiania poszczególnych jego elementów – metoda zalecana do identyfikowania złożonych procedur;
- Metodologia oddolna (bottom-up), gdzie każdy krok opisywanego procesu podlega szczegółowej analizie i na jej podstawie formułowany jest przebieg faktycznego procesu – metoda czasochłonna i szczegółowa, zalecana do identyfikowania procedur o wysokim stopniu automatyzacji;
Mając określony zakres i sposób mapowania, należy przystąpić do analizy poszczególnych czynności, od startu do zakończenia, formułując przy tym faktyczny przebieg danego procesu krok po kroku (koniec jednej czynności stanowi start kolejnej). W tym momencie zdefiniowane wcześniej czynności należy pogrupować, czyli określić zakres procesu głównego – związanego z tworzeniem oczekiwanego wyniku dla przedsiębiorstwa oraz procesów pomocniczych, które wspomagają jego realizację. Poprawne pogrupowanie poszczególnych kroków pozwoli zidentyfikować czynności kluczowe oraz wskaże czy pozostałe kroki procesu są niezbędne do jego funkcjonowania.
Sporządzona mapa procesu pozwala w tym momencie odczytać przebieg analizowanego procesu, krok po kroku, wyraźnie zaznaczając czynności kluczowe oraz pomocnicze. Następnie na tak przygotowany przepływ należy nanieść odpowiedzialność za każdy krok procesu oraz interesariuszy na każdym etapie procedury. Tu również może znaleźć zastosowanie zasada „od ogółu do szczegółu”, która w ustalaniu pozwoli wskazać początkowo miejsce w organizacji, dział firmy, a dopiero później stanowisko lub w ostatecznym momencie uszczegóławiania mapy procesu – osobę z imienia i nazwiska.
Ostatnim krokiem mapowania procesu jest uwzględnienie dokumentacji oraz jej obiegu w poszczególnych czynnościach. Jeżeli w procesie zidentyfikowano kluczowe elementy do rozpoczęcia danej czynności również warto je zapisać. Mając tak przygotowaną mapę należy ponownie zweryfikować czynności wchodzące w skład opisywanego procesu oraz wynikający z nich ciąg przyczynowo – skutkowy.
Mapa procesu jest narzędziem uniwersalnym, a prawidłowo sporządzona i zatwierdzona w organizacji, dzięki swojej transparentności oraz szczegółowości, może przydać się na wielu etapach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki niej można zidentyfikować wąskie gardła procesu, w których marnowany jest czas oraz pieniądze, a także zwiększyć efektywność nawet najbardziej złożonych zagadnień.