Na jakie aspekty i konsekwencje związane z projektowaniem IT powinni zwrócić szczególną uwagę menedżerowie odpowiedzialni za wybór WMSa? 

Menadżerowie odpowiedzialni za wybór WMS powinny brać pod uwagę uwarunkowania wewnętrzne organizacji – zarówno te aktualne (poziom złożoności procesów, stopień automatyzacji operacji magazynowych, obecnie wykorzystywane techniki składowania, wewnętrzne kompetencje działu IT), jak i te planowane (wzrost sprzedaży, zmiana struktury zapasu, zwiększenie liczby lokalizacji magazynowych, wdrożenia innych systemów IT).  

Przy wyborze klasy systemu konieczne jest również uwzględnienie charakterystyki potencjalnych dostawców systemu. Poza oferowanymi przez system funkcjonalnościami, istotne są również takie aspekty jak doświadczenie dostawcy w podobnego typu wdrożeniach, stosowana metodyka prowadzenia projektu wdrożeniowego, otwartość oprogramowania na integracje z innymi systemami. Istotne są również takie aspekty jak poziom otwartości oprogramowania na ewentualne modyfikacje po stornie Klienta, oraz sposób, forma i język oferowanego wsparcia przez dostawcę.  

Zarówno uwarunkowania wewnętrzne, funkcjonalności oprogramowania, jak i cechy charakterystyczne samego dostawcy mają swoje konsekwencje w czasie i sposobie wdrożenia systemu, a następnie w sposobie współpracy z wybranym dostawcą oraz w podejściu do ewentualnych zmian lub rozwoju systemu (np. w wyniku rozwoju firmy).  

Stąd już na etapie wyboru systemu jak i dostawcy, należy odpowiedzieć sobie na pytania, które będą dotyczyć nie tylko wyboru firmy wdrażającej i sposobu wdrożenia, ale również poruszą aspekty związane z długoterminową współpracą z dostawcą. System WMS jest rozwiązaniem, które pozostaje w organizacji przez lata. Dlatego tak istotne jest, aby podejmowana decyzja o systemie i jego dostawcy jest tak istotna.

Kiedy firmy orientują się, że w kwestii sterowania procesami magazynowymi potrzebny jest im system WMS?  

Firmy najczęściej zwracają uwagę na potrzebę wdrożenia systemu WMS w sytuacjach, kiedy planują uruchomienie nowego lub reorganizację istniejącego magazynu oraz w przypadku zidentyfikowania problemów związanych z brakiem kontroli nad operacjami magazynowymi, czego konsekwencją często jest zbyt wysoki poziom zapasów.  

Od czego należy zacząć wdrożenie systemu WMS w magazynie? Słowem, jakich danych wyjściowych potrzebuje dostawca systemu na wstępnym etapie projektu? 

Menadżerowi odpowiedzialni za wybór systemu klasy WMS w pierwszej kolejności powinni zwrócić się do wewnętrznych interesariuszy projektu w celu zdefiniowania potrzeb biznesowych, jakie firma chce osiągnąć poprzez wdrożenie nowego systemu WMS – mogą to być m.in. takie cele jak zwiększenie efektywności operacji magazynowych lub zmniejszenie ilości zapasów.  

Po zdefiniowaniu celu projektowego, konieczne jest przeanalizowanie obecnych procesów przedsiębiorstwa i zidentyfikowanie obszarów do usprawnień. Przy tej okazji powinny zostać zebrane potrzeby i wymagania, które powinien adresować wybrany WMS.  

Po zdefiniowana potrzeb i zaprojektowaniu procesów magazynowych, menadżer odpowiedzialny za wdrożenie systemu WMS będzie w stanie dostarczyć większości informacji, o które zostanie odpytany przez dostawcę systemu WMS. Dzięki temu, proces analizy po stronie dostawcy będzie znacznie bardziej kompletny, a dostarczone informacje kompletne.  

Jak należy modelowo przeprowadzić podział obowiązków, zespołów projektowych, aby projekt outsourcingu zakończył się powodzeniem?  

Podział obowiązków w projektach wdrożenia systemu WMS powinien być każdorazowo dostosowany do indywidualnych potrzeb projektowych. Niemniej, najczęściej spotykanym podziałem obowiązków jest podział, wg którego Klient jest odpowiedzialny za dostarczenie informacji wymaganych do skonfigurowania systemu, tak aby ten odpowiednio wspierał operacje magazynowe, a po stronie dostawcy znajdują się zadania związane z dostosowaniem systemu do potrzeb zdefiniowanych przez Klienta. Firmy wdrażające systemy klasy WMS często pomagają swoim Klientom w zdefiniowaniu potrzeb, a nawet w zaproponowaniu konkretnych rozwiązań realizacji wybranych operacji magazynowych. Nie jest to jednak reguła. 

Obserwujemy, że firmy coraz częściej i chętniej sięgają po porady firm doradczych, takich jak SMART Project, które pomagają w przygotowaniu do wdrożenia systemu WMS poprzez wsparcie na etapie definiowania celu, identyfikowaniu nieefektywności w istniejących procesach, a następnie zaprojektowaniu usprawnionych procesów i zebraniu wymagań dla systemu WMS. Zastosowanie takiego podejścia w istotny sposób zmniejsza ryzyko niepowodzenia wdrożenia systemu WMS. 

„Kodeks dobrych praktyk” wdrożenia systemu – krótka charakterystyka dalszych etapów.   

Kodeks dobrych praktyk SMART Project opiera się na właściwym przygotowaniu do wyboru systemu i dostawcy WMS. Radzimy naszym Klientom, aby przed przystąpieniem do wdrożenia, przeanalizować obecne procesy, zidentyfikować nieefektywności, a następnie zamodelować nowy, usprawniony proces i zebrać wymagania dla systemu WMS dla nowego, bardziej efektywnego procesu.  

Jakiego rzędu oszczędności  i w jakim czasie można uzyskać inwestując w sprawny system WMS

Na bazie naszych doświadczeń usprawnienie procesów magazynowych oraz wzrost kontroli nad realizacją procesów magazynowych, jaki daje wdrożenie systemu WMS, może doprowadzić do obniżenia zapasów nawet o 50% oraz redukcję kosztów o 25-30%. Osiągnięcie takich wyników wymaga jednak poprzedzenie wdrożenia systemu WMS pracami związanymi z usprawnieniami procesów, zanim te zostaną utrwalone przez wdrożony system. 

Krótka charakterystyka oferowanych przez SMART Project systemów WMS (cechy, funkcjonalności, przewagi rynkowe). 

Jako firma doradcza nie oferujemy konkretnych systemów WMS. Nasze usługi polegają na zaprojektowaniu efektywnych procesów magazynowych, a następnie zebraniu wymagań oraz potrzeb biznesowych względem systemu, który powinien wspierać zaprojektowane operacje magazynowe. Wdrożenie systemu WMS bez wcześniejszej analizy biznesowej i zaprojektowania wymagań może doprowadzić do „zabetonowania” nieefektywnych procesów magazynowych poprzez wdrożenie systemu, który spowoduje, że potencjalne usprawnienia mogą być jeszcze trudniejsze we wdrożeniu.