Zakupy palet – jeszcze jedno miejsce na oszczędności w logistyce

W ostatnich latach można zauważyć rosnącą świadomość przedsiębiorstw w optymalizacji własnych procesów. Produkcja, magazyn czy dystrybucja, to pierwsze hasła, które przynoszą na myśl usprawnienia procesowe. Bezapelacyjnie ogromny udział ma tutaj sektor konsultingu czy podmioty trzecie (3PL), które dzięki efektowi synergii pozwalają w krótkim czasie zwiększyć produktywność firm. Kolejnym, naturalnym obszarem do usprawnień jest logistyka opakowań zwrotnych (zarządzanie gospodarką paletową).

Rynek palet w Polsce

W Polsce rynek palet szacuje się na 75 mln sztuk w obrocie wg. podziału:

• 15 mln – palety w puli zamkniętej (poole paletowe)
• 35 mln – palety EUR-EPAL w puli otwartej
• 25 mln – pozostałe palety

Średnia cena tzw. europalety (EUR1: 1200x800x144) oscyluje ok. 28 zł netto (z odchyłką 5-8%). Zależnie od modelu zarządzania paletami (poole zamknięte/otwarte, indywidualne rozwiązania), warto zaznaczyć, że nabycie palety to tylko jedna składowa całkowitego kosztu logistyki paletowej. Pełny obraz musi uwzględniać m.in.: transport (od Producenta, od Klientów), kontrolę jakości (naprawy, recykling, utylizacja), administrację (rozliczenia, saldowanie), składowanie, certyfikaty, inne usługi. Mnogość składowych powoduje rozmycie, a niejednokrotnie brak możliwości określenia całkowitego kosztu palety.

Najprostszym sposobem na redukcję kosztów wydawałoby się obniżenie ceny zakupu palety. W praktyce pole manewru jest często niewielkie, a coraz większa presja na Dostawcach/Producentach może zakończyć się utratą partnera lub obniżeniem jakości wyrobów.

Podejście projektowe

Urealniając zagadnienie należy je rozpatrzeć w sposób strukturalny – rozpoczynając od analizy procesu na przetargu kończąc (4 fazy). Pozwoli to na lepsze poznanie procesu i wymagań jego właściciela:

Faza 1 – określenie zakresu projektu, powołanie zespołu, budowa harmonogramu, określenie odpowiedzialności oraz zebranie wymagań i danych statystycznych.

Faza 2 – stworzenie dok. RFQ i proces ofertowania. Dokument ogólnie można podzielić na dwie sekcje: informacje merytoryczne (charakterystyka Klienta, statystyk zakupowych, specyfikacji palet oraz wymagań) oraz organizacyjne (harmonogram ofertowania, postępowanie ofertowe).

Faza 3 – analiza otrzymanych ofert, spotkania z Dostawcami. W trakcie spotkań omawiane są (wskazane w RFQ) wymagania, omawiane i negocjowane są oferty cenowe. Faza kończy się wraz z wyborem zwycięzcy/ów.

Faza 4 – testy jakościowe Dostawcy i produktów, formalizacja współpracy.

Proces procesowi nie równy

Jak wynika z praktyki, przedsiębiorstwa wielooddziałowe nierzadko tylko w teorii pracują wg. wspólnych schematów postępowania. Analiza praktycznej strony procesów, pozwala na wypracowanie spójnego, zbudowanego z najlepszych praktyk.

Paleta palecie nie równa

Podobnie sprawa się ma przy paletach. Niejednokrotnie różne jednostki firmy korzystają z różnych nośników paletowych. W praktyce, co druga osoba odpowiedzialna za zakup palet, nie posiada ich szczegółowej specyfikacji (w przypadku palet innych niż EUR), a dalej nie wie, że nośniki te mogą nie być optymalne do potrzeb produkcyjno-transportowanych jego towarów (niepotrzebna, wysoka nośność, zbyt duży wymiar główny itp.).

Przetarg – rzecz przydatna

Aktualizacja specyfikacji palet wiąże się z chęcią poznania ofert rynkowych. Przygotowanie do przetargu pozwala też na zastanowienie się nad wprowadzonymi zmianami i zdefiniowanymi wymaganiami. W efekcie rozmów z Dostawcami/Producentami, można również skonsultować zaprojektowane rozwiązania. Przetarg pozwala także na aktualizację wiedzy nt. aktualnie praktykowanych rozwiązań (np. dodatkowych usług) w obsłudze Klienta (m.in. koszty transportu, możliwość składowania u Producenta, odroczone płatności).

Na co zwrócić szczególną uwagę:

• Responsywność na RFQ – nie przekracza zazwyczaj 10%, warto, więc zbudować stosowny zbiór Dostawców, aby później móc przebierać w ofertach
• Komunikacja – nierzadko, mimo rzetelnego spisania RFQ, część wymagań nie jest spełniana lub wyceniane są inne nośniki

Decyzja o podpisaniu umowy z Dostawcą/Producentem powinna być poprzedzona szeregiem testów jakościowych, rozpoczynając od kilku dostaw próbnych, po próby obciążeniowe w warunkach laboratoryjnych. Te ostatnie pozwolą ocenić, które produkty faktycznie spełniają Nasze oczekiwania.

Głos z rynku

W praktyce kompleksowe podejście do opisywanego zagadnienia pozwala na (w nawiasach [ ] podano wyniki wybranych, rzeczywistych projektów):

• Uszczelnienie procesu (zarządzanie przez wskaźniki) [- 16% w liczbie zakupionych palet]
• Ujednolicenie portfolio paletowego i optymalizacja jego własności i właściwości [usunięto 3 nośniki = 3 000 palet]
• Ujednolicenie procesu zakupowego i obniżenie zapasu (kiedy? ile? skąd?) [- 10% obniżony zapas]
• Obniżenie kosztów zakupu i logistyki [- 5% w zakupie]
• Ujednolicenie warunków handlowych

Robert Krysiak

Kierownik Projektów