Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz systemów klasy WMS i ERP.
Systemy te na przestrzeni lat doczekały się wielu zaawansowanych funkcjonalności.Coraz częściej systemy przeznaczone np. do obsługi magazynów są wyposażane w funkcje charakterystyczne dla systemów ERP i jednocześnie w drugą stronę – oprogramowanie ERP obejmuje domeny, które do niedawna zarezerwowane były dla bardziej specjalizowanych rozwiązań. Wybór i wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania zapasami bądź systemu ERP, to strategiczna decyzja, mająca wpływ nie tylko na łańcuch dostaw, ale również na codzienne operacje, relacje z klientami i kondycję finansową firmy. Rozwiązania all-in-one kontra best-of-breed są przedmiotem debaty od czasu powstania oprogramowania jako modelu usług (SaaS) i trudno jest wskazać prostą metodę wyboru któregoś z nich. Na właściwy wybór systemu ma wpływ wiele czynników, z tego też powodu decyzję taką powinien podejmować zespół składający się z decydentów pionów finansowych, logistycznych i IT.
Cechy Główne
WMS to skrót od ang. Warehouse Management System. W dużym skrócie możemy przyjąć, iż służy do zarządzania łańcuchem dostaw, magazynowaniem, realizacją zamówień i przemieszczaniem zapasów w obrębie magazynu. Umożliwia śledzenie ruchów i rejestrowanie każdej pozycji magazynowej: od odbioru, kompletacji,pakowania, do wysyłki. Rozbudowany system WMS powinien informować, gdzie znajdują się zapasy w czasie rzeczywistym, pozwalać je optymalizować, korzystając z tych danych, a także umożliwiać zaawansowane działania magazynowe, takie jak cross-docking oraz pokazywać najlepszą lokalizację każdej pozycji opartą na trendach i danych historycznych. Można go nawet wykorzystać do kierowania operacjami w unikatowych okresach, takich jak pory roku, wakacje lub okresy szczytowe. Tego typu systemy są rozwiązaniami „samodzielnymi”. Oznacza to, iż użytkownik potrzebuje innego oprogramowania wspierającego dla pozostałych obszarów zarządzania przedsiębiorstwem, takich jak np. księgowość, zarządzanie relacjami z klientami. System ERP (Enterprise Resource Planning) służy do planowania zasobów całego przedsiębiorstwa oraz automatyzuje działania we wszystkich działach organizacji, takich jak: finanse, księgowość, zakupy, zarządzanie zapasami i zarządzanie relacjami z klientami. Przyspiesza wymianę informacji i usprawnia komunikację, przyczyniając się do poprawy obsługi klienta, jej jakości i skracania czasu realizacji zamówień. Umożliwia większą kontrolę nad procesami. Modułowa budowa systemów ERP zapewnia wsparcie dla odpowiednich obszarów i procesów biznesowych firm z różnych branż, dlatego taki system znajduje zastosowanie zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, handlowych, jak i usługowych. Oprogramowanie ERP głównie ułatwia przepływ informacji między wszystkimi obszarami funkcjonalnymi. Tego typu system to zintegrowane rozwiązanie typu „wszystko w jednym”.
Różnice
Główną różnicą między WMS a ERP jest to, że systemy WMS oferują optymalizację na podstawie informacji w czasie rzeczywistym. Ta cecha umożliwia dostawcom systemów rozbudowę o wiele ciekawych funkcji, takich jak na przykład:
- informacje wskazujące najlepszą lokalizację dla każdego elementu na podstawie historycznych trendów i danych,
- raporty wydajności pracowników,
- kompletacja pick to light, put to light, voice picking, pickby vision,
- cross-docking,
- funkcje uniemożliwiające składowanie w tych samych lokalizacjach towarów, które nie powinny być przechowywane w pobliżu.
Oprogramowanie ERP ma coraz więcej możliwości oprogramowania WMS, takich jak np. śledzenie przebiegu wybieranych, pakowanych i wysyłanych przedmiotów magazynowych, obsługa klienta oraz sprzedaż za pomocą nowych kanałów dystrybucyjnych. Oparte na logice transakcyjnej systemy ERP najlepiej nadają się jednak do środowisk liniowych z operacjami chronologicznymi i z ograniczoną liczbą wyjątków i odstępstw, takimi jak systemy finansowe, zarządzania klientami, zamówieniami. Nowoczesne systemy ERP, oprócz dotychczasowych funkcjonalności, takich jak:
- planowanie sprzedaży,
- harmonogramy etapów procesu produkcyjnego i definiowanie priorytetów,
- planowanie zapotrzebowania materiałowego i zdolności produkcyjnych,
- zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa,
kosztami,finansami,umożliwiają dzisiaj np.:
- zarządzanie kontaktami z klientem (CRM),
- wykonywanie analiz typu Business Intelligence,
- zaawansowane planowanie i harmonogramowanie APS(Advanced Planning and Scheduling)
- możliwość tworzenia serwisów internetowych z dostępem dla klientów i kontrahentów.
Należy jednak pamiętać, że integracja działalności w jednym narzędziu przynosi również efekty uboczne, niekoniecznie pożądane. Wynika to między innymi z faktu,że wdrożenie jednego systemu zwiększa ryzyko przerw w działaniu WMS wynikających ze zmian i innych modułach lub związanych z warstwą techniczną. Implementacja wielomodułowego systemu jest też bardziej pracochłonna i trudniejsza, co zwiększa jej koszty.
Jak wybierać?
Osoby stojące przed zadaniem wyboru odpowiedniego rozwiązania powinny wziąć pod uwagę szereg czynników. Proces selekcji musi koncentrować się na zwiększaniu wartości biznesowej i osiągnięciu ważnych celów wydajnościowych. Kluczowe są dwa względy: jasne i kompleksowe określenie długoterminowych celów biznesowych i wymagań funkcjonalnych oraz dopasowanie celów do kosztów wdrożenia i integracji. Na początek pomocne mogą być odpowiedzi na poniższe pytania:
- Jak zmienne i skomplikowane są twoje procesy magazynowe?
- Jakie znaczenie w zarządzaniu magazynem mają aktualne/bieżące informacje?
- Czy istnieje potrzeba integracji z automatyką magazynową?
- Jak często możesz pozwolić sobie na przestoje w magazynie?
- W jakim okresie planujesz wdrożenie?
- Jakie masz cele biznesowe w dłuższym okresie czasu?
- Jakim dysponujesz budżetem?
„Diabeł w szczegółach”
Wiele firm błędnie zakłada, że wdrożenie modułu magazynowania w ich obecnym systemie ERP będzie tanie. Takie podejście może być dalekie od prawdy. Warto porozmawiać z tymi, którzy próbowali wykonać ten proces. Może się zdarzyć, że moduł magazynu niecałkowicie zintegruje się z innymi komponentami systemu ERP, pozostawiając bez rozpoznania istotne dane szczegółowe, takie jak np. dotyczące transportu i składowania materiałów niebezpiecznych. Natomiast korzystanie z innego oprogramowania, wraz z systemem ERP, może stworzyć poważne problemy z duplikatami wpisów, które doprowadzą do utraty integralności i/lub wydajności. Około 65% wdrożeń ERP przekracza zakładany budżet z powodu wymaganych wydatków na modyfikacje. Użytkownicy nie zdają sobie sprawy z potrzebnych modyfikacji aż do momentu rozpoczęcia wdrożenia. Może się okazać, że „darmowy” moduł magazynowy, który jest dostarczany z twoim systemem ERP, nie jest tak naprawdę bezpłatny.
Jeśli twoja firma jest narażona na ciągłe zmiany priorytetów, lepszą opcją jest WMS skoncentrowany na operacjach w czasie rzeczywistym. Moduły magazynowe systemu ERP tradycyjnie wymuszają istotne kompromisy w obsłudze skomplikowanych operacji. Jeśli twoje procesy logistyczne są złożone, możesz potrzebować rozbudowanych funkcjonalności WMS.
Ostatecznie to wartości biznesowe systemu powinny przeważać o wyborze. Trzymanie się modułu w systemie ERP może być rozwiązaniem krótkoterminowym, ale co z jego wartością w miarę rozwoju firmy? Ważne jest, aby wziąć pod uwagę trudne pytanie w analizie zwrotu z inwestycji (ROI): ile tracisz lub zyskujesz, nie inwestując lub inwestując w najlepsze w swojej klasie rozwiązanie WMS?
Koszty
Rozważając inwestycje w którykolwiek z opisywanych systemów, należy wziąć pod uwagę koszty licencji, wdrożenia, integracji, szkoleń i utrzymania. Wielość czynników, jakie mają wpływ na całkowite koszty sprawia, że rozpiętości cenowe są bardzo duże i wymagają indywidualnego podejścia.
Wnioski
Zarówno systemy ERP, jak i WMS są ważnymi elementami zarządzania łańcuchem dostaw, które mają pomóc organizacjom w zarządzaniu ich zapasami w najlepszy możliwy sposób. Mogą dostarczać informacje oparte nadanych w czasie rzeczywistym na wiele sposobów i mogą być przechowywane w chmurze lub na serwerze. Każdy z systemów i modułów ma swoją cenę, od kilku tysięcy dolarów do setek tysięcy. Nie każdy magazyn wymaga niezależnych i zaawansowanych systemów WMS – są one złożone, a koszty początkowe i utrzymania są dość wysokie. Warto jednak rozważyć ich wdrożenie przy skomplikowanych procesach, kiedy zależy nam na optymalizacji operacji i kosztów magazynowych. Oba systemy idealnie się uzupełniają, oferując firmie największe korzyści poprzez integrację. Istnieje wiele systemów zarządzania zapasami o różnej skali zastosowań i ważne jest, aby organizacja zrozumiała swoje potrzeby przy wyborze konkretnego rozwiązania.