RPA w praktyce

Ciekawym przykładem procesu, który w łatwy sposób można zrobotyzować jest wprowadzanie zamówień do systemu. Często zamówienia trafiają do firm w postaci maila z tekstem lub z załącznikiem w formacie PDF. Następnie pracownik analizuje każde zamówienie i wprowadza je do systemu. W jednej z firm, która zdecydowała się zmienić dotychczasowy model pracy i zastosować RPA – doświadczony pracownik wprowadzał  jedno zamówienie w ciągu 210 sekund. „Po zaprogramowaniu robota, ta sama praca trwała już jedyne 32 sekundy. Biorąc pod uwagę 8-godzinną pracę człowieka i 24- godzinną pracę robota, łatwo wyliczyć, że w ciągu dobry jeden człowiek przetworzy 137 zamówień, a robot 2 700” [1]. Warto też pamiętać, że zamówienia złożone poza godzinami, muszą odczekać do następnego dnia roboczego i dopiero wtedy zostaną wprowadzone przez człowieka do systemu. W przypadku robota wszystko wykonywane jest na bieżąco. Jak widać na powyższym przykładzie wdrożenie technologii RPA przyśpiesza czas wykonania zadania, redukuje FTE i pozwala przeznaczyć je na inne czynności.

Poza wspomnianymi powyżej zastosowaniami w przygotowywaniu raportów oraz w przetwarzaniu zamówień, RPA znalazły już zastosowanie w wielu innych obszarach. Poniżej przedstawiam ich krótki przegląd:

• Integracja systemów

Istotnym obszarem, w którym z powodzeniem wykorzystywane są boty RPA to przyspieszenie transformacji cyfrowej. Zapewniają one sprawne połączenie pomiędzy starszymi rozwiązaniami, w którym dane znajdują się lokalnie, podczas gdy np. cały interfejs znajduje się w chmurze. To opłacalna inwestycja, zarówno krótko, jak i długoterminowa. W pewnym momencie starsze aplikacje zostaną zaktualizowane, zastąpione lub staną się przestarzałe. Do tego czasu RPA może pomóc organizacjom w rozwoju ich technologii, przy jednoczesnym korzystaniu z krytycznych funkcji ich starszych aplikacji. Gdy organizacja będzie gotowa do oddzielenia się od swoich starszych aplikacji, RPA będzie nadal przynosić korzyści w innych obszarach migracji do chmury, czy też inteligentnych działaniach obejmujących sztuczną inteligencję (AI) oraz wirtualnych asystentów, poszerzając spektrum kompleksowej automatyzacji przedsiębiorstw.

• Powiązanie faktur z zamówieniem magazynowym lub zleceniem transportu

Proces od zakupu do zapłaty wymaga dostępu do danych o zamówieniach, fakturach i płatnościach z wielu systemów, takich jak: poczta elektroniczna (wiadomości e-mail od dostawców), planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zarządzanie relacjami z klientami (CRM), bankowych i innych, a ponieważ nie wszystkie te systemy zapewniają łatwe metody integracji, zazwyczaj wiąże się to z pewną formą pracy fizycznej. Informacje napływające z różnych źródeł muszą zostać odszukane, zweryfikowane i wzbogacone o adnotacje. Na przykład pracownicy firmy muszą przypisywać konta księgowe do faktur. Przy odpowiednim wolumenie operacji boty RPA mogą wypełnić luki w integracji. Robot może weryfikować poprawności faktury z zamówieniem i listem przewozowym, a następnie przypisywać faktury do określonych kont księgowych. Dzięki w pełni zautomatyzowanemu procesowi od zakupu do zapłaty możesz mieć pewność, że przestrzegane są najlepsze praktyki zakupowe i że dla wszystkich transakcji istnieje jedno źródło prawdy.

• Aktualizacje danych

Większość działów rutynowo musi aktualizować ceny lub dane, np.: dostawców, klientów, personelu,  które stale się zmieniają. Skonfigurowanie botów do automatycznej aktualizacji odpowiednich danych z formularzy lub wiadomości e-mail może zapewnić, że działy będą miały dostęp do aktualnych i poprawnych danych. Aktualizacja może być wykonywana 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.

• Walidacja danych

Większość kontrolek sprawdzania poprawności danych można osadzić w bazach danych. Istnieją jednak zadania walidacji danych, takie jak sprawdzanie krzyżowe danych dla których automatyzacja RPA jest bardziej odpowiednia niż inne narzędzia. Monotonne, skomplikowane czynności bez zmęczenia i bez przerwy może wykonywać robot programowy.

• Przetwarzanie zestawienia komponentów (ang. Bill of Material – BoM)

BoM jest dokumentem, który zawiera zestawienie surowców, podzespołów, części i ilości każdego z nich, potrzebnych do wytworzenia produktu końcowego. Jest to podstawowy dokument dotyczący produkcji i zmieniający się personel używa BoM w całym cyklu życia produktów. Wszelkie błędy w BoM mogą prowadzić do niekorzystnego wpływu łańcucha na pozostały cykl produkcyjny i skutkować stratą. RPA może zautomatyzować przetwarzanie BoM na przykład przez automatyczny odczyt i analizę wiadomości pocztowych, wprowadzanie danych do systemu produkcyjnego oraz automatyczną weryfikację dostępności komponentów. Jeszcze większe zastosowanie uzyskamy dzięki wsparciu technologii opartych na OCR i uczeniu maszynowym.

• Kontrola zapasów / stanów magazynowych

Kolejnym ważnym elementem podstawowej działalności logistyki jest monitorowanie zapasów w celu dostosowania popytu do dostępnych produktów. Proces ten wymaga śledzenia dużej ilości danych. Boty RPA mogą monitorować pozostałą ilość produktów, ostrzegać o niskim poziomie zapasów, wysyłać powiadomienie do odpowiedzialnego pracownika i jednocześnie zamawiać nowe przesyłki w razie potrzeby. Roboty programowe mogą zoptymalizować cały proces zarządzania zapasami, śledząc zapasy od momentu otrzymania produktów, przez magazyny, a następnie wysyłkę.

• Śledzenie zamówień / wysyłek

Pobieranie informacji o dowodzie dostawy poprzez regularne sprawdzanie stron internetowych przewoźników jest bardzo żmudną czynnością dla ludzi. Podobnie jest ze śledzeniem i aktualizacją statusów wysyłek. Technologia RPA pozwala kontrolować status wysyłki i odbierać powiadomienia o godzinie odbioru, informować o możliwych opóźnieniach oraz automatycznie generować elektroniczne potwierdzenia dostawy. Może też wprowadzić pozyskane dane bezpośrednio do systemu ERP, Business Intelligence oraz zrealizować wysyłkę automatycznej korespondencji do klientów.

Wyżej wskazane propozycje, to tylko wybrane przykłady wykorzystania RPA w praktyce. Świat systemów informatycznych mimo wieloletnich wysiłków nie doczekał się jednolitych standardów wymiany informacji we wszystkich branżach i nie należy się spodziewać, żeby to kiedykolwiek nastąpiło. Z tego i wielu innych powodów robotyzacja procesów biznesowych i sztuczna inteligencja będzie z każdym rokiem nabierała większego znaczenia. Branża automatyki szacuje, że rynek RPA osiągnie w 2021 r. wartość 2,9 mld USD[2]. Według Gartner[3] do 2022 r. 85% dużych firm zacznie korzystać z RPA w celu automatyzacji szerokiej gamy zadań. Nadchodzące lata przyniosą prawdziwą rewolucję RPA, której sukces będzie zależny od tego, na ile boty będą wykonywać pewne czynności lepiej niż ludzie.

[1] Journal of Translogistics – Anna Skurzyńska – “Szanse i zagrożenia wynikające z wykorzystania sztucznej inteligencji w branży TSL”

[2] https://www.plantautomation-technology.com/articles/top-10-automation-robotic-process-automation-rpa-predictions-for-2019 (dostęp 2021-10-21)

[3] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-07-gartner-predicts-up-to-two-thirds-of-ipaas-vendors-wi (dostęp 2021-10-27)