Projekty z obszaru IT najczęściej kojarzą się z tworzeniem i wdrażaniem systemów informatycznych, które mają poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i wspomóc jego procesy. Często postrzega się je z perspektywy efektu końcowego – gotowego i sprawnego systemu, oprogramowania, aplikacji. Wydaje się wówczas, że oprócz możliwości technicznych niewiele jest przesłanek, które mogą przeszkodzić w realizacji projektu, a tym bardziej skazać go na porażkę.
Tymczasem rzeczywistość wskazuje inaczej – aż 83,9% projektów IT kończy się niepowodzeniem.[1] Czy to oznacza, że każdy z nich niesie za sobą wysokie ryzyko czy może istnieje bariera wejścia związana z przyjęciem nowej technologii? Dlaczego większość nie odnosi zamierzonego sukcesu? Czy da się temu zapobiec?
Aby odpowiedzieć na powyższe pytania, należy przyjrzeć się scenariuszowi projektu IT, a także prześledzić sposób podejścia do jego realizacji.
Czym jest projekt IT?
Projekt IT (informatyczny) to przedsięwzięcie prowadzące do stworzenia danego rozwiązania (produktu lub usługi) opartego na technologii komputerowej, celem osiągnięcia korzyści, poprawy jakości albo funkcjonalności danego obszaru biznesowego, w którym będzie miało zastosowanie.[2]
Projekt IT łączy w sobie zarówno zasoby ludzkie i elementy organizacyjne, jak również potrzebny sprzęt, oprogramowanie i inne techniki przetwarzania informacji.
Projekty IT mogą być związane z:
- wytworzeniem (produkcją) oprogramowania,
- wdrożeniem istniejącego na rynku oprogramowania,
- wdrożeniem infrastruktury IT.
Można je również dzielić na projekty dotyczące tworzenia nowych rozwiązań i uzupełnienia istniejących, a także na te skupiające się na jednym aspekcie (sprzętowym, oprogramowania) lub kompleksowe, łączące kilka zagadnień w swoim zakresie.
Typowy scenariusz projektu IT
Momentem inicjującym projekt IT jest zaistnienie potrzeby zmiany procesów, wdrożenia nowego systemu albo jego uaktualnienia. Potrzeba ta może wywodzić się np. z konieczności dostosowania się do panujących warunków w otoczeniu przedsiębiorstwa, chęci usprawnienia dotychczasowej działalności i dalszego rozwoju, poszerzenia oferty czy chęci zwiększenia jej jakości. W zależności od posiadanych zasobów, przedsiębiorstwo może podjąć się realizacji projektu IT samodzielnie lub zlecić jego wykonanie firmie zewnętrznej. W przypadku powierzenia prac innemu podmiotowi, typowe podejście do realizacji projektów IT uwzględnia trzy zasadnicze kroki:
- przegląd dostawców na rynku,
- ustalenie zakresu i wycenę,
- realizację projektu.
W powyższym podejściu, cała uwaga skupiona jest na uzyskaniu rezultatu w postaci gotowego, działającego systemu, który ma zostać w pełni wdrożony w realia przedsiębiorstwa i być wykorzystywany przez jego pracowników. W związku z tym, najistotniejszym elementem staje się poszukiwanie odpowiedniego dostawcy. Może to być dostawca istniejącego rozwiązania, które zaspokoiłoby ujawnione wcześniej potrzeby biznesowe lub software house i grupa specjalistów, potrafiących to rozwiązanie stworzyć.
Zazwyczaj proces doboru dostawcy polega na odszukaniu potencjalnych realizatorów, na podstawie zdefiniowanych wcześniej ramowych wymagań. Wymagania te są najczęściej określane przez pomysłodawcę lub wynikają bezpośrednio z bieżących potrzeb. Następnie, na szczeblu kierowniczym lub zarządczym dokonywany jest wybór dostawcy rozwiązania.
Po kontakcie z potencjalnym wykonawcą i sprecyzowaniu oczekiwań, wspólnie ustalany jest zakres projektu. Na tym etapie może dojść do sytuacji, w której znacznie zawęża się pole możliwości dla realizacji nowego projektu, co może mieć wpływ na jego elastyczność w dalszym postępowaniu. Jest to spowodowane skupieniem na konkretnych rozwiązaniach lub systemach IT, które ma w swojej ofercie dostawca oraz możliwościach ich integracji z posiadanymi już rozwiązaniami. Ważne jest wówczas dokładne zrozumienie celu oraz oczekiwań stawianych przez zlecającego w stosunku do rezultatów projektu. Często jednak brak odpowiedniego rozeznania w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz niezrozumienie jego procesów, a czasem i nawet mechanizmów branży, powoduje poważne problemy na etapie prac realizacyjnych.
Negatywne scenariusze w takiej sytuacji zakładają dokończenie projektu z niedotrzymanym, przekroczonym harmonogramem i/lub budżetem albo, w skrajnych przypadkach, całkowite anulowanie projektu. Na pomyślne zakończenie wpływa natomiast umiejętne zarządzanie błędami i zagrożeniami przez Kierownika Projektu. Sam sposób realizacji prac uzależniony jest od doboru metodyki projektowej, a także specyfiki i zakresu danego projektu. Inaczej będą przebiegały projekty IT prowadzone w sposób tradycyjny (Waterfall), w odróżnieniu od tych prowadzonych w sposób zwinny (Agile). Docelowo jednak, każde działanie w trakcie realizacji projektu powinno charakteryzować się ścisłą współpracą pomiędzy zlecającym a realizatorem.
[1] The CHAOS Report, The Standish Group, 2019.
[2] Kazimierz Frączkowski, Zarządzanie projektem informatycznym. Projekty w środowisku wirtualnym. Czynniki sukcesu i niepowodzeń, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2003, s. 118.