Dlaczego projekt IT nie kończy się sukcesem?

Komunikacja między interesariuszami może być jednym z zasadniczych problemów, jednak patrząc na niski odsetek projektów IT zakończonych sukcesem, należy szerzej przyjrzeć się powodom porażek. Według badań The Standish Group, jedynie 16,2% projektów z obszaru IT można uznać za zakończone z sukcesem. Pozostałe kończą się niepowodzeniem, z czego 52,7% projektów IT przekroczyło koszty, czas realizacji i/lub nie posiadało obiecanego poziomu funkcjonalności, a 31,1% zostało anulowanych lub porzuconych.

Źródło: opracowanie własne na podstawie: https://www.opendoorerp.com/the-standish-group-report-83-9-of-it-projects-partially-or-completely-fail/

Sugerując się statystykami oraz typowym scenariuszem podejścia do projektu IT, można wywnioskować, że nie tylko w fazie realizacji, ale też na każdym innym etapie cyklu życia projektu pojawiają się zagrożenia mające krytyczny wpływ na powodzenie jego całości

Do głównych przyczyn niepowodzeń projektów IT można zaliczyć

• Niekompletne wymagania

Niezgłębiona identyfikacja potrzeb oraz nieprecyzyjne rozpisanie wymagań funkcjonalnych i biznesowych w ramach specyfikacji projektu IT mogą skutkować niedostosowaniem produktu końcowego (oprogramowania, systemu, infrastruktury) do oczekiwań. W rezultacie, przedstawione rozwiązanie nie będzie dopasowane do pierwotnych założeń, a tym samym nie będzie funkcjonalne.

• Nierealne oczekiwania

W przypadku identyfikacji oczekiwań należy weryfikować ich zasadność dla projektu oraz realność wykonania. Stawianie przeskalowanych oczekiwań, niemożliwych do spełnienia technicznie lub ze względu na ograniczoną dostępność innych zasobów (np. ograniczoność budżetu) może sprawić, że projekt nie zostanie wykonany zgodnie z założonym harmonogramem i kosztami lub zostanie anulowany z powodu nadmiernej złożoności.

• Brak zaangażowania użytkowników

Niewłączenie przyszłych użytkowników w proces projektowania systemu może zakończyć się tym, że przedstawione rozwiązanie będzie dla nich całkowicie nieużyteczne. Ponadto, nieuwzględnienie potrzeb użytkowników, np. w procesie projektowania interfejsu (UI design) lub pominięcie ich przyzwyczajeń i doświadczeń (UX) może również sprawić, że określony produkt nie będzie intuicyjny, a komfort i/lub jakość pracy znacznie się pogorszy.

• Brak zasobów

Kolejną przyczyną niepowodzeń projektów IT jest brak odpowiednich zasobów do realizacji. Mogą to być zarówno zasoby materialne, np. środki finansowe, sprzęt, technologia, jak i niematerialne – wiedza ekspercka.

• Brak wsparcia kierownictwa

Jeżeli kierownictwo nie wierzy w zasadność przeprowadzanego projektu, o wiele trudniej jest dowieść, że efekt końcowy służy rozwojowi przedsiębiorstwa i realizacji jego celów. Nieporozumienie na tym polu może prowadzić m.in. do anulowania projektu.

• Brak zapotrzebowania na projekt

Czasami dynamika otoczenia lub poczynione decyzje biznesowe sprawiają, że dany projekt IT może okazać się zbędny lub za mało efektywny, aby go kontynuować i wprowadzić w życie.

• Zmieniające się wymagania i specyfikacje

Nieustanne zmiany zakresu projektu, a zwłaszcza modyfikacje wymagań i specyfikacji funkcjonalnej mogą prowadzić do znacznego rozbudowania projektu. Ponadto, częste zmiany mogą powodować wykluczenie lub całkowite odrzucenie części, a w najgorszym przypadku nawet całości wykonanych dotychczas prac.

• Brak planowania

Nieumiejscowienie projektu w odpowiednich ramach czasowych lub niedokładne przygotowanie harmonogramu i wyraźnego podziału zadań może doprowadzić do rozmycia się odpowiedzialności. Bezpośrednim skutkiem braków w zakresie planowania jest rozciągnięcie projektu w czasie, jak również nieplanowane opóźnienia czy przestoje, a co za tym idzie – problemy z kosztami i rentownością projektu.

• Brak zarządzania IT

Brak umiejętności zarządczych w obszarze projektów IT, a także kompetencji w zakresie podejmowania decyzji oraz alokacji zasobów mogą zagrażać stabilności projektu. Niedostateczna skuteczność działań w zakresie zarządzania może prowadzić do błędów, luk w projekcie czy trudności w momentach kryzysowych, np. w wyniku nieodpowiedniego zidentyfikowania i oszacowania ryzyka.

• Brak umiejętności technicznych

Niemożność zrealizowania projektu ze względu na brak odpowiednich kompetencji wśród pracowników może prowadzić do przesunięć w harmonogramie lub przestoju w projekcie ze względu na konieczność ponownego przeszukania rynku pod kątem dostępnych rozwiązań wspierających oraz specjalistów.

Co się stanie, gdy projekt napotka trudności?

W istocie, nie każdy projekt IT, któremu przyjdzie zmierzyć się z jednym z wcześniej opisanych problemów będzie od razu stracony. Podjęcie próby ratowania zagrożonego projektu jest trudnym, ale możliwym do wykonania zadaniem, zważając na coraz szerszą gamę metod w tym zakresie. W pewnym momencie jednak sytuacja może zacząć wymykać się spod kontroli, zaburzając filary całego projektu. Konsekwencjami popełnionych wcześniej błędów będą pogłębiające się niezadowolenie klienta z powodu braku dostarczonych rozwiązań, jak również rosnące koszty projektu, a tym samym spadek marży dla samego dostawcy rozwiązania IT. Napędza to sytuację, w której każda ze stron jest na pozycji straconej.

Źródło: opracowanie własne.

Przerwanie takiej pętli będzie zależało nie tylko od zorientowania się jednej ze stron, że traci zbyt wiele nakładów niż to opłacalne, ale również od zdolności przyznania się do błędu oraz śmiałości podjęcia decyzji o zrobieniu kroku w tył i zamknięciu projektu.

Wspólnym mianownikiem dla wszystkich niepożądanych zdarzeń wydaje się być brak odpowiedniego przygotowania (nie tylko technicznego, ale także merytorycznego czy organizacyjnego), zarówno ze strony dostawcy, jak i samego klienta.