Czy magazyn może być postrzegany nie tylko jako coś, co jest jedynie obciążeniem dla finansów firmy i zajmuje niepotrzebnie dużo miejsca?

Choć bardzo często tak jest, odpowiednie zarządzanie zapasami może zmienić percepcję. Sprawnie funkcjonujący i dobrze zorganizowany magazyn stanowi podporę dla firmy, a w przypadku firm produkcyjnych jest nieodzowną jej częścią pozwalającą na prawidłowe, nieprzerwane funkcjonowanie produkcji.

Procesy i ułożenie towaru – kluczem do sukcesu

W jaki sposób zorganizować ułożenie towaru w magazynie aby optymalnie wykorzystać przestrzeń i zminimalizować nakłady pracy potrzebne do przygotowania towaru? W celach właściwego zorganizowania magazynu należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

• Ruchy magazynowe: 
  • przyjęcia
  • kompletacja
  • wydania
• Zakładany poziom zapasu
• Parametry fizyczne towaru

W kolejnym kroku należy zidentyfikować podstawowe parametry, takie jak przestrzeń przeznaczona na miejsce do składowania oraz przestrzeń operacyjna potrzebna do przyjęcia i wydania towaru oraz dodatkowych operacji przewidzianych do wykonania w magazynie.

Na przestrzeń do składowania ma wpływ przede wszystkim sama objętość towaru, która jest bezpośrednim wynikiem objętości poszczególnych składowanych towarów oraz ich ilości wynikającej z zakładanej głębokości zapasu. Przez głębokość zapasu rozumiemy faktyczną liczbę sztuk/opakowań danego pojedynczego towaru, składowanego w magazynie. Dodatkowym czynnikiem zwiększającym zapotrzebowanie na powierzchnię pod dany towar może być konieczność rozdzielenia poszczególnych partii towaru zdeterminowane datą ważności lub unikatowym numerem partii czy dostawy. 

Zapas ten powinien wynikać z wielkości zapotrzebowania w okresie założonym przez osoby zarządzające zapasem w magazynie. Determinując głębokość zapasu powinniśmy kierować się wielkością i częstotliwością dostaw, które z kolei powinny być rezultatem optymalizacji kosztów. Z kolei wielkość przestrzeni operacyjnej jest wynikiem liczby nakładających się operacji wykonywanych w magazynie w jednostce czasu.

Po wyznaczeniu wielkości zapasu, należy wziąć także pod uwagę dobre rozlokowanie magazynowanych towarów. Warto podkreślić, fakt iż do optymalnego funkcjonowania magazynu tylko około 80% lokacji powinno być zajętych. Celem właściwego rozlokowania towaru w przestrzeni magazynowej jest minimalizacja pracochłonności przy jego pobieraniu.

Aby określić powyższy parametr należy wykonać analizę z zastosowaniem Zasady Pareto inaczej zwaną zasadą 80/20. Wykonując analizę należy brać pod uwagę jednak nie liczbę sztuk/opakowań towaru jakie są wydawane w przyjętym do analizy okresie, a liczbę linii zamówień. Różnica jest znacząca, gdyż jedno wydanie 1000 sztuk nie pociąga za sobą tej samej pracochłonności co 1000 wydań po 1 sztuce.

Ważnym aspektem w lokalizacji towarów, jest także odpowiednie ich ułożenie względem wielkości. W przypadku towarów o dużej rozbieżności gabarytów i mas należy dokonać rozdziału na towary, które będą umieszczone w poszczególnych strefach magazynowych i dokonać analizy ABC dla poszczególnych stref. Jeżeli w jednej strefie znajdą się towary o bardzo zróżnicowanej masie, należy podczas pobierania towaru zapewnić, że towary o największej masie pobierane są w pierwszej kolejności, tak by towary lżejsze nie uległy uszkodzeniu. Przykładem takich dwóch towarów może być zgrzewka wody w butelkach 1,5l i paczka wafli.

Dostosowanie magazynu pod charakterystykę produkcji

W przypadku magazynów zaopatrujących produkcję należy wziąć pod uwagę jeszcze jeden bardzo istotny czynnik. W bardzo wielu przypadkach produkcja podzielona jest na pewne etapy, które związane są albo z wymogami procesu technologicznego lub z możliwościami pracy określonej liczby ludzi w danej strefie. Przykładem takiego podziału jest produkcja gniazdowa. W takim przypadku możemy określić zapotrzebowanie dla danego gniazda jako pewnego rodzaju koszyk. Gdy w danym gnieździe zapotrzebowanie na materiały/surowce  i/lub podzespoły jest stałe i zależne jedynie od wolumenu produkcji, bardzo łatwo jest zautomatyzować taki proces.

Bardziej skomplikowanym przypadkiem jest produkcja krótkoseryjna, tzn. produkowany przedmiot ma zarówno cechy wspólne dla danej gamy produktów jak i cechy indywidualne związane z konkretnymi potrzebami klienta. Dobrym przykładem są tu samochody, gdzie klient wybiera nie tylko model samochodu, ale konkretny silnik, kolor nadwozia, kolor tapicerki czy elementy wyposażenia dodatkowego.

Ponadto, elementy montowane w różnych gniazdach mogą być mocowane za pomocą takich samych wkrętów, klipsów, opasek itp. W takim przypadku, po pierwsze należy poddać oddzielnej analizie materiały stosowane masowo  w wielu gniazdach oraz materiały podlegające zużyciu w poszczególnych gniazdach. Bardzo ważnym kryterium określania towarów masowych jest zarówno liczba jak i wartość tych elementów.

Przy rozlokowywaniu towaru w magazynie zaopatrującym produkcję należy rozważyć, czy gniazda produkcyjne będą zaopatrywane w towary masowe zgodnie z taktami produkcji wraz z pozostałymi elementami zindywidualizowanymi, czy też ich wartość oraz wielkość zużycia sugeruje wydzielenie tego typu towarów i zaopatrywanie stanowisk produkcyjnych niezależnie. Taki przypadek jest szczególnie zalecany przy dużym sztukowym zużyciu i niewielkiej wartości.

Przykładem będą śrubki, nakrętki, podkładki, klipsy itp., których de facto produkcja nie rozlicza co do sztuki, gdyż nakład pracy będzie w tym przypadku niewspółmierny do kosztu pojedynczego elementu. Gniazdo produkcyjne zgłasza jedynie wyczerpywanie się zapasu danego elementu, np. za pomocą karty Kanban, który uzupełniany jest w liczbie znacznie przekraczającej pojedynczy takt. Taką samą funkcję może spełniać osoba dbająca o ciągłe zaopatrzenie wszystkich lub kilku gniazd w elementy masowe.

W wyniku takiego podziału zaopatrywania gniazd produkcyjnych podobny podział powinien nastąpić w magazynie. Towary masowe traktujemy jako jedną kategorię towarów i poddajemy analizie i tak samo czynimy w przypadku pozostałych towarów z uwzględnieniem podziału na poszczególne gniazda produkcyjne.

Podsumowując, sprawnie funkcjonujący magazyn powinien dążyć do maksymalnej optymalizacji czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych operacji co przekłada się bezpośrednio na koszt obsługi jak i wydajność. Proste analizy bazujące na arkuszach kalkulacyjnych dają wiele odpowiedzi pozwalających na optymalne rozlokowanie towarów i dopasowanie wielkości magazynu do bieżących potrzeb.