Kiedy warto automatyzować
Podstawową motywacją do wdrożeń ‘wirtualnych pracowników’ jest pozytywny business case, czyli przewaga korzyści nad kosztami.
Klasyczne programy usprawnień nastawione na oszczędności i zwiększenie produktywności koncentrują się na ‘twardych’ elementach procesów – na produkcji będą to przykładowo przezbrojenia, skracanie czasu cykli czy zmiana układu gniazd, aby zminimalizować ruch – pomijając procesy administracyjne. RPA przełamuje tą barierę, umożliwiając zastosowanie technologii do skokowego zwiększania wydajności, ograniczenia kosztów, czy zwiększenia skali i sprzedaży w działach HR, finansów czy logistyki.
Jednak nie wszystkie procesy warto automatyzować. Typując procesy do automatyzacji należy:
- Sprawdzić powtarzalność i czasochłonność – nadają się szczególnie te procesy, które są realizowane z dużą częstotliwością i pochłaniają dużo czasu pracowników;
- Sprawdzić stabilność – nadają się procesy stabilne, ustandaryzowane, opisane jasnymi instrukcjami, czy procedurami. Im więcej wyjątków, tym gorzej;
- Szukać procesów wymagających częstych dostępów do wielu systemów.
Po wytypowaniu potencjalnie interesujących procesów, dla każdego z nich należy określić dwa parametry: potencjał korzyści (sprowadzający się najczęściej do dających się oszacować oszczędności) oraz złożoność wdrożenia. Dzięki temu będziemy w stanie dokonać priorytetyzacji wdrożeń RPA przy użyciu klasycznej matrycy 2×2:
Źródło: Journal of Purchasing and Supply Management, 31/08/2021, 1007
Jak czytać wskazane tam przedziały?
- Zaczynamy od wdrożeń prostych (czyli procesów opartych o ustrukturyzowane dane, z małą liczbą wyjątków), charakteryzujących się dużym potencjałem oszczędności.
- Dalej przesuwamy się w dół osi korzyści – lepiej zająć się procesami prostymi ale z mniejszym potencjałem, niż wikłać się w procesy złożone z dużym potencjałem oszczędności.
- Dopiero na końcu zajmujemy się trudniejszymi przypadkami, ponieważ wymagają one znacznie więcej kosztownej pracy programistów. W pierwszej kolejności na tapet bierzemy najbardziej złożone, ale takie, które przynoszą więcej korzyści w przedsiębiorstwie.
- Jako ostatnie realizujemy działania najbardziej złożone, które przynoszą mniej korzyści.
Przyjrzyjmy się teraz osi ‘korzyści’.
Szacuje się, że koszty ‘wirtualnego pracownika’ w Polsce stanowią około 50% jego wynagrodzenia. Warto jednak zauważyć, że w krajach rozwiniętych, jak Wielka Brytania, koszt utrzymania bota spada do 10% wartości wynagrodzenia, co znakomicie poprawia (i tak już pozytywny) business case z wirtualizacji pracy. Dodatkowo przy podejmowaniu decyzji o robotyzacji procesów warto więc wziąć pod uwagę rosnące koszty pracy.
Poniższy wykres prezentuje wzrost przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na przestrzeni 10 lat. W tym czasie wynagrodzenie minimalne wzrosło o około 60%:
Taki trend się utrzyma, a według niektórych prognoz wręcz przyspieszy:
Potencjał do dalszych wzrostów prezentuje poniższy wykres. Oczywiście zanim osiągniemy poziom wynagrodzeń Wielkiej Brytanii upłynie jeszcze wiele wody w Wiśle, niemniej w rezultacie awansu Polski w rankingu wynagrodzeń korzyści finansowe z automatyzacji procesów biurowych będą istotnie rosły.
Powyższą sytuację można porównać do decyzji o inwestycji w panele fotowoltaiczne. Fotowoltaika ma zarabiać na siebie przez kolejne lata. Kierowanie się kosztami energii tu i teraz może prowadzić do odroczenia inwestycji, która – ze względu na nieuchronny i znaczący wzrost kosztów energii w najbliższych latach – mogłaby generować istotne korzyści.
Zatem „Oś korzyści” to nie tylko oszczędności, ale również szansa na większą sprzedaż. Do tego realizowaną tymi samymi kosztami, co dziś, co oznacza zwiększenie rentowności.
Prawo Packarda mówi, że żadna firma nie może trwale zwiększać przychodów w tempie szybszym, niż pozyskuje odpowiednią liczbę właściwych ludzi[1]. To tradycyjne podejście nie zakładało rewolucji RPA. A co, jeśli masz już kompetentnych pracowników na pokładzie, tylko wykorzystujesz ich do niewłaściwych zadań?
Spójrzmy na poniższy wykres – odsetek przedsiębiorstw raportujących problemy ze znalezieniem pracowników cały czas rośnie. Już kilka lat temu taką sytuację raportowało ponad 40% firm. Problem ten dotyka również stanowisk o relatywnie wysokim poziomie wynagrodzeń – a takimi są stanowiska administracyjne.
Podsumowując, pracownicy po prostu są zbyt cenni, aby marnotrawić ich czas na rzeczy, które może zrobić bot.
Pułapki automatyzacji
Aby jednak całkowicie nie faworyzować rozwiązania należy wspomnieć o tym, że digitalizacja nieefektywnych procesów w formie takiej, jak je zastaliśmy, w dłuższym horyzoncie ma swoje ograniczenia.
RPA nie jest magicznym zaklęciem, które naprawia źle skonstruowane procesy – ono je tylko automatyzuje, nie eliminując przy tym podatności na błędy. Im więcej systemów, tym więcej zmian i aktualizacji które są zabójcze dla ‘wirtualnych pracowników’. Wraz z rozwojem technologii pojawiają się (rosnące z czasem) koszty utrzymania i modyfikacji algorytmów. Dlatego długofalowym celem powinna być inżynieria procesowa nastawiona na upraszczanie i odchudzanie działań w taki sposób, aby zwiększać ich efektywność i dopiero wówczas ‘zaszywać’ ich w algorytmach. To z kolei oznacza, że wdrożenie robotów nie jest ‘prostym projektem IT’ – wymaga ono zarówno wiedzy o procesach, jak i kompetencji informatycznych. Wyłącznie współdziałanie Biznesu na etapie projektowania rozwiązań gwarantuje materializację korzyści.
Robotyzując procesy administracyjne warto także dobrze przemyśleć kolejność wdrożeń. RPA nie jest nową technologią, niemniej – jak przy każdej zmianie – jej wdrożenie może spotkać się z oporem. Dlatego porywanie się na początek na najbardziej złożony, ale być może niosący największy potencjał, proces (ćwiartka 3 na, przedstawionej wcześniej, matrycy priorytetyzacji wdrożeń) może być ryzykowną strategią. Zamiast tego lepiej poszukać dobrze ustandaryzowanego procesu, którego automatyzacja w krótkim czasie da wymierne korzyści i przekona zespół do zmian.
Według badań firmy Pega jako minusy RPA respondenci wskazali złożoność wdrożenia, konieczność utrzymywania algorytmów (nawet drobna zmiana w obsługiwanych aplikacjach może doprowadzić do ‘zawieszenia pracy’ robota) oraz pojawienie się nowych kompetencji, które prowadzą do wzrostu złożoności biznesu[2].
Czy warto?
Według przytoczonych wcześniej badań firmy Pega, 2/3 posiadaczy ‘wirtualnych pracowników’ stwierdziło, że są oni nawet bardziej wydajni, niż zakładali. Co więcej, ankietowani określili, że redukcja kosztów objętych RPA wyniosła niemal 50%, a satysfakcja z pracy pracowników zwiększyła się o ponad 40%.
Dodatkowo, biorąc pod uwagę:
- brak rąk do pracy
- typowy (i stopniowo skracający się) okres zwrotu z inwestycji na poziomie 6-12 miesięcy oraz
- otwarty charakter technologii, który w sposób bezinwazyjny może współpracować praktycznie z każdym systemem czy aplikacją,
Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów wydaje się być bardzo ciekawym i rozwojowym kierunkiem. Jest to bez wątpienia warta rozważenia droga do skokowego zwiększenia efektywności, przychodów i rentowności.
[1] Jim Collins ‘Jak upadają giganci’
[2] www.pega.com