Jak nie skazać własnego projektu IT na porażkę?

Diagnozując przyczyny niepowodzeń projektów IT należy zwrócić uwagę, że duża część z nich sprowadza się do niedostatecznej analizy w fazach przygotowania i inicjacji projektu. Właściwe
podejście do procesu analizy biznesowej w kierunku zweryfikowania obszarów do usprawnień, zdefiniowania celu projektu oraz zebrania potrzeb biznesowych w początkowej fazie projektu istotnie zwiększają prawdopodobieństwo zakończenia projektu sukcesem.

Źródło: opracowanie własne.

Podstawowymi działaniami w zakresie analityki biznesowej są przede wszystkim: właściwe zidentyfikowanie potrzeb biznesowych, a następnie zaadresowanie i zaprojektowanie odpowiadających im rozwiązań. Dzięki tym działaniom, możliwe jest precyzyjne określenie celu i zakresu projektu, co pozwala w lepszym stopniu zaplanować dalsze kroki projektowe, zidentyfikować wymagane zasoby oraz zadbać o właściwą komunikację między interesariuszami. Uwzględnienie w projekcie czynności z obszaru analityki biznesowej pozwala również w kontrolowany sposób zarządzać zakresem projektu już w trakcie trwania prac projektowych oraz świadomie podejmować decyzje dotyczące priorytetyzacji zadań.

Rola analityka biznesowego nie musi kończyć się w momencie finalnego wyboru dostawcy. Wsparcie analityczne może odbywać się na każdym etapie trwania projektu. Dzięki takiemu zabiegowi, oczekiwania zdefiniowane w wyniku analizy potrzeb biznesowych są lepiej nadzorowane, weryfikowane i aktualizowane w poszczególnych krokach prac projektowych.

Korzyściami wynikającymi z uwzględnienia analityki biznesowej przed rozpoczęciem, ale również w trakcie trwania projektów IT są zidentyfikowane i wyraźnie sprecyzowane zależności między zmianami determinowanymi przez projekt, a rzeczywistością biznesową, która tych zmian oczekuje. Ponadto, kompleksowo przeprowadzona analiza daje jasne poczucie celu oraz szerszą świadomość uczestników projektu. Pozwala to sprawniej znaleźć optymalne rozwiązania systemowe, które zadowolą strony projektu i zwiększą ich zaangażowanie w realizację zadań, co z kolei przekłada się na ogólną jakość całości przeprowadzonych prac.

Konsekwencją sprawnie działających mechanizmów w obrębie projektu opartego na analityce biznesowej jest zadowolenie klienta z osiągniętych rezultatów. Dodatkowo, jeżeli analiza potrzeb została wykonana w prawidłowy sposób i wyczerpująco odpowiedziała na wszystkie wątpliwości, zmniejsza się ryzyko błędów czy konieczności przeprowadzenia dodatkowych działań, jak np. przeprojektowanie elementów systemu w wyniku zmiany wymagań funkcjonalnych. Tym samym analiza biznesowa zapobiega zwiększaniu się kosztów projektu, które mogłyby zostać poniesione w przypadku standardowego scenariusza projektu, bez wsparcia analitycznego. Mniejsze koszty projektu przyczyniają się natomiast do wyższej marży dla dostawcy IT. Taka sytuacja wykazuje korzyści dla każdej ze stron i jednocześnie oddala projekt od szeregu zagrożeń wynikających z niedostatecznego przygotowania.

Źródło: opracowanie własne.

Analityka biznesowa kluczem do zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu

Dzięki wsparciu w zakresie analityki biznesowej, projekt IT ma większe szanse na zakończenie prac w określonym harmonogramie i budżecie. Przeprowadzenie analizy potrzeb, nastawionej na poznanie procesów wewnętrznych firmy, a także wsparcie w jasnym formułowaniu oczekiwań i ich dotrzymaniu są jednymi z wielu zadań analityka biznesowego. Zadania te mogą zmieniać się w zależności od charakteru projektu, jednak zasadniczą częścią pracy analitycznej jest rozpoznanie stanu obecnego w przedsiębiorstwie, identyfikacja obszarów do usprawnień, które mogłyby zostać pokryte przez projekt, a także zamodelowanie procesów docelowych oraz wcielenie ich w życie.

Ponadto, do zadań analityki biznesowej należy określanie ról i odpowiedzialności, zarówno w projekcie, jak i przyszłych procesach firmowych, celem efektywnego podziału zadań, identyfikowanie wymagań funkcjonalnych, a także zarządzanie wymaganiami w trakcie trwania projektu. Wszystkie te działania mają na celu sprawne wdrożenie zmian, jakie niesie za sobą projekt IT.

Warto pamiętać, że wsparcie analityczne zapewnia nie tylko lepsze zrozumienie tematu i zakresu projektu, ale również pozwala uchronić przedsiębiorstwo przed niepożądanymi wydatkami lub niespodziewanymi sytuacjami na całej ścieżce cyklu życia projektu.