JAK USPRAWNIĆ PROCESY BEZ DROGICH SYSTEMÓW

Nikt z nas nie wyobraża sobie dziś sprawnie działającego łańcucha dostaw bez wsparcia technologii. Systemy takie jak ERP, WMS, TMS czy inne rozwiązania IT nie tylko pozwalają na płynny przepływ informacji i monitorowanie efektywności, ale także wymuszają realizację kolejnych etapów procesowych. Dzięki temu mamy kontrolę nad przepływami oraz jesteśmy w stanie identyfikować i eliminować problemy.

Każdy, kto brał udział we wdrożeniu systemów ERP, WMS, TMS itp., wie, jak długotrwałe i kosztowne są to projekty. Koszty wdrożenia nie są wyłącznie finansowe; wiążą się również ze znacznym nakładem pracy zespołów projektowych. Często po wdrożeniu okazuje się, że systemy te nie uwzględniają wszystkich indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa lub są na tyle nieelastyczne, że wprowadzanie bieżących zmian i usprawnień jest bardzo kosztowne i pracochłonne. W rezultacie pracownicy wykonują część pracy manualnie, na zasadzie „kopiuj-wklej”, lub tworzą potrzebne im funkcjonalności w arkuszach kalkulacyjnych.

Ilość powtarzalnej, manualnej pracy związanej z obsługą tych dodatkowych narzędzi rośnie wraz ze wzrostem ilości przetwarzanych danych. Biorąc pod uwagę, że w ciągu ostatnich 5 lat powstało więcej danych niż w całej wcześniejszej historii ludzkości, ilość pracy manualnej i kopiowania między narzędziami pochłania coraz więcej czasu. Poza oczywistymi zbędnymi kosztami i marnowaniem czasu, jest to również demotywujące dla pracowników i generuje masę błędów oraz pomyłek.

Rozwiązaniem tego problemu są nowe technologie, czyli innowacyjne narzędzia, systemy i metody, które wykorzystują najnowsze osiągnięcia nauki i techniki do zwiększenia efektywności, automatyzacji i innowacyjności. Obejmują one oprogramowanie, sprzęt oraz inteligentne algorytmy zdolne do analizowania danych, podejmowania decyzji i optymalizacji procesów.

Ciągle słyszymy, że kolejne firmy z sukcesem wdrożyły nowinki technologiczne oparte na sztucznej inteligencji, które rozwiązały wiele problemów. Jednak często informacje te nie są poparte konkretami i trudno odróżnić realne sukcesy od przekazu marketingowego, który ma na celu budowanie wizerunku firmy. Jednocześnie jesteśmy zalewani informacjami o nowych narzędziach, które potencjalnie mogą ułatwić nam pracę. Jest ich tak dużo, że trudno jest je odpowiednio dobrać do specyfiki organizacji, co może kończyć się listą abonamentów i mikropłatności. Dodatkowo, kwestia bezpieczeństwa poufnych danych przekazywanych rosnącej liczbie dostawców oprogramowania sprawia, że coraz częściej podchodzimy do wdrożeń nowych technologii z dystansem, traktując je jako drogie eksperymenty.

Tymczasem możemy korzystać z dobrodziejstw nowych technologii bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów i przeprowadzania długotrwałych wdrożeń. Cyfrowa transformacja nie musi oznaczać milionowych inwestycji i wieloletnich projektów. Można zacząć prosto – od narzędzi, które są dostępne, intuicyjne i naprawdę działają. Na początku drogi do cyfrowej transformacji na szczególną uwagę zasługują Power BI, Power Apps i RPA.

• Power BI to narzędzie do wizualizacji danych i analiz w czasie rzeczywistym. Dzięki niemu dyrektor finansowy może na bieżąco monitorować marże, rentowność czy płynność finansową, bez czekania na raport z Excela. Kierownik operacyjny może z łatwością identyfikować wąskie gardła w procesach i podejmować decyzje, zanim problem się pogłębi. Power BI integruje dane z różnych źródeł (systemy ERP, CRM, arkusze kalkulacyjne) i pozwala tworzyć dynamiczne raporty wspierające codzienne decyzje biznesowe. Hasło, które towarzyszy wdrażaniu tych rozwiązań, to: „Zobacz więcej. Zrozum szybciej. Działaj lepiej”.

• Power Apps to rozwiązanie dla tych, którzy chcą szybko tworzyć aplikacje biznesowe bez pisania kodu. W firmach, gdzie procesy często się zmieniają, Power Apps daje elastyczność, której nie da się osiągnąć w klasycznych systemach. Można na przykład w prosty sposób stworzyć aplikację do zarządzania projektami, która pokazuje postęp prac, przypomina o zadaniach i wspiera komunikację w zespole. To narzędzie pozwala każdemu, niezależnie od kompetencji technicznych, realnie wpływać na sposób działania organizacji.

• RPA (Robotic Process Automation) to technologia pozwalająca zautomatyzować powtarzalne, czasochłonne czynności bez potrzeby zmiany istniejących systemów. Działa jak cyfrowy pracownik: przenosi dane między systemami, wysyła raporty, wprowadza informacje do aplikacji księgowych. Nie popełnia błędów, nie bierze urlopu i nie narzeka. W firmach przetwarzających duże ilości danych, RPA może zredukować czas pracy z godzin do minut. Co najważniejsze – nie zabiera ludziom pracy, tylko nudne zadania.

Wykorzystanie prostych, ogólnodostępnych narzędzi cyfrowych niesie ze sobą szybkie i mierzalne korzyści. Przede wszystkim pozwala znacząco ograniczyć liczbę błędów, ponieważ dobrze skonfigurowany system działa konsekwentnie i bezbłędnie. Automatyzacja uwalnia również czas pracowników od powtarzalnych, nużących zadań, co pozwala im skupić się na działaniach kreatywnych i strategicznych. Co więcej, procesy stają się skalowalne – mogą działać 24 godziny na dobę, niezależnie od liczby zamówień, klientów czy zmian w zespole.

W tym wszystkim główną rolę odgrywają dane. To one są dziś „nowym złotem” – źródłem przewagi konkurencyjnej i podstawą do podejmowania trafnych decyzji. Tymczasem przeciętna firma wykorzystuje mniej niż 5% danych, które posiada. Reszta zalega w systemach, arkuszach i raportach – niewykorzystana. Dzięki narzędziom takim jak Power BI, Power Apps czy RPA można wreszcie zacząć z tych danych korzystać: analizować je w czasie rzeczywistym, wyciągać wnioski i działać szybciej oraz mądrzej.

Pamiętajmy jednak, że żadna technologia nie rozwiąże problemów, których nie potrafimy nazwać. Zanim sięgniemy po nowe narzędzie, warto zadać sobie kilka prostych pytań: Gdzie naprawdę tracimy czas? Co frustruje ludzi? Jakie decyzje podejmujemy „na czuja”?. Dopiero wtedy warto dobrać odpowiednie rozwiązanie, bo technologia powinna być naszym wspólnikiem, a nie dyktatorem.

——————————————————————————–

Autorzy:

• Adam Fronc: Od ponad dekady związany z branżą IT w sektorze bankowym. Przeszedł drogę od programisty do lidera zespołu dostarczającego rozwiązania wspierające kluczowe procesy biznesowe. Od 2017 roku z pasją rozwija obszar RPA, obecnie pełniąc rolę Product Managera ds. Automatyzacji i Robotyzacji Procesów Biznesowych.

• Radosław Śliwka: Współzałożyciel SMART Project. Specjalizuje się w definiowaniu i wdrażaniu programów usprawnień, które zwiększają efektywność i rentowność organizacji. W swojej działalności skupia się na łączeniu angażowania pracowników w zmianę z wykorzystaniem nowych technologii. Jest autorem praktycznego doktoratu oraz wielu książek, w tym „Inventory Management Fundamentals”, „Decyzje logistyczne z Excelem” i bestselleru „Logistyka Casebook”. Pełni również funkcję członka Prezydium Wielkopolskiej Izby Przemysłowo-Handlowej.