Z artykułu dowiesz się:

• Dlaczego audyt procesów magazynowych to fundament skutecznego wdrożenia WMS?
• Jak zbudować efektywny zespół wdrożeniowy i jakie role są kluczowe po stronie firmy i dostawcy?
• Jakie koszty należy uwzględnić w budżecie wdrożenia – od licencji przez integracje po sprzęt i szkolenia.
• Dlaczego dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa i wybór odpowiedniego dostawcy zwiększają szanse na sukces projektu?
  

Części z nas, menedżerek i menedżerów od lat zajmujących się zarządzaniem i doskonaleniem łańcuchów dostaw, może się wydawać, że w każdym magazynie działa dostosowany do potrzeb i dobrze wdrożony system klasy WMS. Tymczasem doświadczenia z setek projektów ukierunkowanych na zwiększanie wydajności i redukcję kosztów wskazują, że procesy magazynowe wielu firm nie są wspierane odpowiednimi funkcjonalnościami.

W wielu przypadkach organizacje inwestowały głównie w rozwój sprzedaży czy produkcji, traktując procesy magazynowe jako mniej istotne. W konsekwencji magazyny funkcjonują, korzystając z podstawowych funkcjonalności systemów ERP, które umożliwiają jedynie ogólną kontrolę stanów magazynowych czy wydań. Zdarza się też, że system klasy WMS został wdrożony, ale nie został dostosowany do specyfiki organizacji. W takich sytuacjach magazyn nie osiąga maksymalnej możliwej wydajności – część procesów przebiega według standardowych schematów systemu, a nie optymalnych rozwiązań dopasowanych do firmy.

Dlatego zanim przejdziemy do wyboru konkretnego systemu WMS, kluczowe jest zrozumienie, że procesy magazynowe mogą stanowić realną przewagę konkurencyjną. Dzięki wyższej efektywności i niższym kosztom możliwe jest nie tylko terminowe i bezbłędne dostarczanie zamówionych produktów, ale także zwiększenie marży. Takie podejście pozwala postrzegać projekt wdrożenia systemu WMS nie jako koszt, lecz jako inwestycję, która szybko się zwróci i otworzy drogę do wzrostu sprzedaży.

Audyt: czy WMS jest potrzebny naszej organizacji?

Wraz z rozwojem organizacji – wzrostem obrotów, liczby klientów i dostawców, asortymentu czy kanałów sprzedaży – operacje magazynowe stają się coraz bardziej złożone. W firmach produkcyjnych dotyczy to nie tylko wyrobów gotowych, ale też surowców, komponentów i opakowań.

Dobrze zaprojektowany i wdrożony system WMS (Warehouse Management System) zapewnia przejrzystość tych procesów. Jego głównym celem jest optymalizacja działań magazynowych – od przyjęcia dostaw przez składowanie i przesunięcia aż po kompletację, pakowanie i wydanie z magazynu. System umożliwia m.in. bieżący monitoring operacji, dokładne informacje o stanach magazynowych, zgodność danych rzeczywistych z systemowymi, tworzenie optymalnych ścieżek kompletacji czy wsparcie dla procesów VAS (przepakowywanie, etykietowanie, zestawy promocyjne, kontrola dat przydatności). Pozwala też na przydzielanie określonym partiom produktów wcześniej określonych statusów (kontrola jakości, kwarantanna itp.)

Z punktu widzenia klienta system WMS dostarcza działom sprzedaży/obsługi klienta informacji o dostępności produktu, czuwa nad jakością kompletacji zleceń, rejestruje moment przekazania przesyłki, ułatwiając dalsze jej śledzenie w drodze do klienta.

Potrzebujesz systemu WMS, jeśli:

• nie masz pełnej kontroli nad zapasem,
• klienci oczekują wyższej jakości dostaw,
• chcesz lepiej wykorzystywać powierzchnię, pracowników i sprzęt,
• rozważasz automatyzację określonych procesów.

Analiza przedwdrożeniowa

Pierwszym krokiem jest analiza procesów. Jej celem jest opracowanie realnego do wdrożenia, opartego na danych planu restrukturyzacji magazynu i obszarów powiązanych – w kierunku zwiększenia produktywności, redukcji kosztów i zapotrzebowania na przestrzeń, przy jednoczesnym wzroście poziomu obsługi klienta.

Kluczowe działania w ramach analizy:

• Pomiar i ocena obecnych procesów – identyfikacja obszarów generujących najwyższe koszty oraz analiza potencjału usprawnień.
• Zebranie danych o stanie obecnym (As-Is) oraz prognozowanie rozwoju: planowane wolumeny sprzedaży, rynki, kategorie produktów, zmiany gabarytów opakowań.
• Identyfikacja procesów dających klientowi realną wartość – np. do której godziny można przyjmować zamówienia, kiedy należy rozpocząć kompletację.
• Określenie, które procesy warto zautomatyzować oraz jakie rozwiązania zapewnią odpowiedni zwrot z inwestycji przy elastyczności i wydajności.
• Analiza przepływu informacji między działami: sprzedażą i marketingiem, zakupami, finansami, produkcją itp. – jak poprawić komunikację, by nie optymalizować działań jedynie lokalnie, ale z korzyścią dla całej organizacji.
  

Dopiero szczegółowa analiza i projektowanie docelowych procesów umożliwia ocenę, jaki system WMS będzie najlepiej wspierał efektywność magazynu, elastyczność i bezpieczeństwo pracowników przy możliwie najniższych kosztach.

Specyfikacja funkcjonalna

Na podstawie analizy przedwdrożeniowej możliwe jest równoległe wdrażanie usprawnień w przebiegu procesów, układzie magazynu, wyposażeniu oraz procedurach, a także rozpoczęcie procesu wyboru dostawcy systemu WMS dopasowanego do zaprojektowanych wcześniej rozwiązań.

Celem opracowania specyfikacji jest określenie wymagań wobec systemu w odniesieniu do procesów oraz uwarunkowań magazynowych, a także minimalizacja ryzyka związanego z budżetem i harmonogramem wdrożenia. Specyfikacja stanowi również podstawę do prowadzenia negocjacji z dostawcami z wykorzystaniem konkretnych danych oraz umożliwia wybór funkcjonalności, które zapewnią możliwie najwyższą wydajność procesów magazynowych.

Zakres prac obejmuje analizę istniejącej architektury systemów IT oraz omówienie planów jej rozwoju, identyfikację wymagań procesowych i funkcjonalnych, modelowanie ról i odpowiedzialności w nowym magazynie, a także zdefiniowanie wymagań pozafunkcjonalnych, takich jak bezpieczeństwo informacji czy wydajność systemu. Efektem tych działań jest opracowanie kompletnej dokumentacji specyfikacji WMS.

Wybór dostawcy systemu WMS opiera się na przygotowanej specyfikacji. Obejmuje on m.in. doprecyzowanie wymagań pozafunkcjonalnych, przygotowanie dokumentacji przetargowej, wysłanie zapytań ofertowych do wybranych dostawców oraz analizę i weryfikację otrzymanych ofert. Na podstawie tych działań tworzona jest lista rekomendowanych partnerów. Kolejne etapy obejmują kontakt z oferentami w celu uzupełnienia i doprecyzowania informacji, wsparcie w negocjacjach oraz ocenie ryzyk wdrożeniowych, a także pomoc w przygotowaniu kontraktów i podjęciu finalnej decyzji o wyborze dostawcy.

Miejsce WMS w architekturze IT: wyspecjalizowany WMS czy moduł w ERP? 

Wybór pomiędzy niezależnym systemem WMS a modułem w systemie ERP to decyzja strategiczna. Każde z rozwiązań ma swoje mocne i słabe strony.

Niezależny system WMS

Tzw. Best-of-Breed WMS są tworzone z myślą o maksymalnej efektywności procesów magazynowych. Oferują zaawansowane funkcje, jak optymalizacja tras kompletacji, wiele algorytmów kompletacji (FIFO, FEFO), zarządzanie strefami i statusami produktów, precyzyjne śledzenie partii i numerów seryjnych, integracja z automatyką czy szczegółowe raportowanie wydajności pracowników. Sprawdzają się w dużych, złożonych operacjach (wiele SKU, zmienność, automatyka, zwroty). Umożliwiają łatwe skalowanie wraz ze wzrostem wolumenu operacji, zmianami w asortymencie lub rozbudową magazynu, dokładne raportowanie oraz krótsze i zwinne wdrożenie. Wymagają jednak integracji z systemem ERP i innymi narzędziami (systemy sklepów e-commerce, operatorów transportowych), co wiąże się z dodatkowymi kosztami i złożonością.

Moduł WMS w systemie ERP

Największym atutem modułu WMS w ERP jest pełna integracja z pozostałymi obszarami firmy, co zapewnia spójność danych i prostszą obsługę. Takie rozwiązanie może być tańsze, ogranicza liczbę dostawców i upraszcza procesy techniczne. Wadą jest jednak mniejsza funkcjonalność – WMS w ERP to zazwyczaj tylko jedna z wielu części składowych systemu, co oznacza, że producent oprogramowania może nie poświęcać mu tyle uwagi i zasobów na rozwój, co producenci dedykowanych systemów WMS.

Wybierz niezależny WMS, jeśli:

• zarządzasz dużym lub złożonym magazynem (lub siecią),
• Twoje procesy są zaawansowane (daty ważności, partie, zwroty),
• planujesz wdrożenie automatyki magazynowej,
• konkurencyjność wymaga wysokiej wydajności i minimalizacji błędów,
• jesteś gotów na inwestycję w integrację systemów.
  

Wybierz moduł WMS w ERP, jeśli:

• masz mały lub średni magazyn o prostych procesach,
• zależy Ci na spójności danych w ramach jednej platformy,
• chcesz uprościć obsługę i ograniczyć liczbę dostawców.

Wybór dostawcy

Wybór dostawcy systemu WMS to decyzja strategiczna, której konsekwencje będą odczuwalne przez wiele lat. Dlatego warto podejść do niej w sposób uporządkowany, rozpoczynając od przeprowadzenia konkursu ofert lub przetargu. Proces ten powinien być prowadzony przez zespół złożony z przedstawicieli kluczowych działów – zakupów, logistyki i finansów. W przypadku braku odpowiednich kompetencji zakupowych w organizacji, dobrą praktyką jest zaangażowanie zewnętrznej firmy doradczej, która przeprowadzi proces w imieniu klienta lub udzieli merytorycznego wsparcia.

Istotnym elementem procesu jest określenie wewnętrznych kryteriów wyboru i przypisanie im odpowiednich wag procentowych. Mogą one obejmować takie aspekty jak: cena, zgodność z wymaganiami funkcjonalnymi, możliwość skalowania systemu, warunki SLA, a także opinie obecnych użytkowników oraz możliwość odbycia wizyt referencyjnych.

Po analizie wstępnych ofert warto zaprosić wybrane firmy na spotkania, podczas których można doprecyzować niejasności, zapoznać się z działaniem systemu „na żywo” oraz poznać przedstawicieli zespołu, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie. Kluczowym etapem są wizyty referencyjne u obecnych klientów dostawcy – pozwalają one zobaczyć system w środowisku produkcyjnym oraz uzyskać bezpośrednią opinię użytkowników zarówno o samym rozwiązaniu, jak i o przebiegu wdrożenia.

Do finalnej fazy przetargu przechodzi zazwyczaj 2–3 dostawców. Na tym etapie kontynuowane są rozmowy mające na celu pełne doprecyzowanie wzajemnych oczekiwań i warunków współpracy, a także negocjacje komercyjne. Cały proces kończy się podpisaniem umowy, która powinna zabezpieczać interesy organizacji nie tylko na etapie wdrożenia, ale również w długofalowej perspektywie – uwzględniając rozwój systemu, jego skalowalność oraz możliwość przejścia na kolejne wersje oprogramowania.

Wdrożenie i zespół wdrożeniowy

Jednym z kluczowych czynników sukcesu projektu wdrożenia systemu WMS jest dobrze zbudowany, zaangażowany zespół wdrożeniowy. Powinien on łączyć wiedzę merytoryczną z zakresu procesów magazynowych z kompetencjami technicznymi oraz działać zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania projektami.

Po stronie organizacji, która będzie użytkownikiem systemu, zespół projektowy powinien obejmować:

• Sponsora – osobę odpowiedzialną za zapewnienie budżetu, wsparcie strategiczne oraz rozwiązywanie ewentualnych konfliktów.
• Kierownika Projektu – osobę zarządzającą całością wdrożenia, odpowiedzialną za realizację harmonogramu, koordynację działań, komunikację w zespole i eskalowanie problemów w razie potrzeby.
• Kluczowych użytkowników – specjalistów dobrze znających procesy magazynowe, którzy testują system, zgłaszają potrzebne poprawki, akceptują rozwiązania oraz prowadzą szkolenia dla przyszłych użytkowników.
• Specjalistę IT – odpowiedzialnego za infrastrukturę techniczną, integrację systemu WMS z innymi rozwiązaniami oraz konfigurację sprzętu, takiego jak drukarki, skanery czy terminale mobilne.
• Przedstawiciela działu finansów – monitorującego budżet projektu oraz realizację założonych korzyści biznesowych.
  

Po stronie dostawcy systemu niezbędne są: Kierownik Projektu oraz konsultanci wdrożeniowi, realizujący konkretne zadania w ramach harmonogramu.

Choć zespół składa się z przedstawicieli dwóch organizacji, powinien funkcjonować jako spójna całość. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa oraz staranny wybór dostawcy zwiększają szanse na efektywną współpracę i motywację członków zespołu.

Budżet

Budżet wdrożenia systemu WMS obejmuje znacznie więcej niż tylko koszt zakupu oprogramowania. Podobnie jak w przypadku innych rozwiązań cyfrowych, dostępne są dwa modele licencyjne: jednorazowa licencja (on-premise) lub abonament (SaaS – Software as a Service). Model on-premise wiąże się z wyższym kosztem początkowym oraz koniecznością uwzględnienia wydatków na wsparcie techniczne i aktualizacje. Z kolei model SaaS opiera się na miesięcznych lub rocznych opłatach za użytkownika.

Pierwsze koszty pojawiają się już na etapie analizy przedwdrożeniowej, którą można przeprowadzić samodzielnie lub z pomocą wyspecjalizowanej firmy doradczej. Kolejne pozycje budżetowe to integracja systemu WMS z innymi systemami IT, w tym z systemem ERP, automatyką magazynową oraz rozwiązaniami zewnętrznych partnerów, jak dostawcy czy operatorzy transportowi.

Wdrożenie może również wymagać zakupu nowego sprzętu, m.in. skanerów kodów kreskowych, terminali mobilnych, punktów dostępowych czy drukarek etykiet. Dodatkowo, po konfiguracji systemu i przygotowaniu infrastruktury, należy uwzględnić koszt szkoleń dla wszystkich użytkowników oraz wynagrodzenia członków zespołu projektowego. Wszystkie te elementy powinny zostać ujęte w całościowym budżecie projektu.