Czy Twoja firma opiera się na stabilnych procesach, a jednocześnie poszukuje efektywnych sposobów na rozwój i innowacje? Zastanawiasz się, jak budować kulturę projektową w dużej, złożonej organizacji, nie paraliżując codziennych operacji? Zagłębiliśmy się w te wyzwania, rozmawiając z Tomaszem Włodarczakiem, Dyrektorem Biura Zarządzania Projektami w firmie Novol.

Novol to polska spółka z blisko 50-letnią historią, będąca producentem rozwiązań dla lakiernictwa samochodowego, szkutnictwa i tworzyw sztucznych. Jako rozległa organizacja produkcyjna, firma doskonale rozumie, że choć procesy zapewniają jej utrzymanie i stabilność, to rozwój możliwy jest dzięki projektom. Istotne jest, aby te dwa obszary mogły ze sobą harmonijnie współpracować i koegzystować.

Budowanie kultury projektowej w organizacji

Wdrażanie kultury projektowej, szczególnie w firmie produkcyjnej, która żyje z codziennych procesów, wymaga przemyślanego podejścia i czasu. Często firmy popełniają błąd, rozpoczynając od wyboru narzędzi czy skomplikowanych metodyk zarządzania projektami. Zamiast tego, najważniejsze jest rozpoczęcie od rewizji i głębokiego zrozumienia, czym faktycznie są projekty w danej organizacji. 

Należy zadać sobie pytania:

– Jakie projekty są realizowane w organizacji?

– Czy wszystko, co jest nazywane projektem, faktycznie nim jest?

– Czy każde realizowane działanie mają sens i jest potrzebne dla organizacji?

Taka gruntowna rewizja pozwala zorientować się w bieżącym stanie rzeczy, zrezygnować z niepotrzebnych działań, przesunąć inne w czasie i świadomie zbudować portfel projektów, w które warto inwestować siły i środki.

Poszerzanie „ławki” projektowej

Kolejnym fundamentalnym krokiem jest poszukiwanie i angażowanie odpowiednich ludzi, którzy będą w stanie prowadzić projekty i pełnić role kierowników projektów.

Tradycyjnie do projektów często angażuje się stałą, wąską grupę najbardziej ambitnych i chętnych pracowników, co może prowadzić do ich przeciążenia. Zamiast tego warto świadomie dążyć do poszerzenia grona osób biorących udział w projektach, angażując nawet tych, którzy naturalnie się nie zgłaszają. Ta strategia przynosi szereg korzyści:

– Udział w projektach, takich jak wdrożenie systemów klasy ERP czy CRM, sprawia, że pracownicy zaczynają patrzeć na organizację z szerszej perspektywy, wykraczającej poza ich codzienne procesy. Po takim doświadczeniu wracają do swoich pionów z zupełnie innym poziomem świadomości biznesowej.

– Osoby, które nie zawsze miały okazję wykazać się w innych obszarach, doceniają szansę na rozwój i sprawdzenie się w nowym działaniu. Często zapewnia im to silną motywację do pracy.

– Pracownicy, którzy zdobyli nową wiedzę i perspektywę podczas projektu, często sami usprawniają procesy, w których na co dzień funkcjonują.

W zarządzaniu tym procesem najważniejsza jest szczera rozmowa z pracownikami – zarówno z tymi ambitnymi, którzy mogą czuć się pominięci, jak i z tymi, którzy dopiero wchodzą w świat projektów.

Elastyczność metodologii i standaryzacja oparta na doświadczeniu

W dużych i złożonych organizacjach podejście do metodologii i narzędzi projektowych powinno charakteryzować się elastycznością. System zarządzania projektami nie może być sztywny ani zamknięty; modyfikacje należy wprowadzać wtedy, gdy okazuje się, że coś się nie sprawdza lub pojawiają się nowe pomysły. 

Standaryzacja procesów projektowych powinna być budowana na doświadczeniu ludzi prowadzących projekty, a nie na odgórnie narzuconych ramach. Celem ma być stworzenie systemu dopasowanego do organizacji i jej kultury. W przypadku firm z wieloma zakładami produkcyjnymi, takimi jak trzy zakłady Novolu, ważne jest znalezienie zdrowego balansu między centralną standaryzacją a lokalną specyfiką. 

Novol odchodzi od modelu, gdzie wiedza i doświadczenie są scentralizowane w jednym miejscu. Zamiast tego daje szansę różnym zakładom na opracowywanie rozwiązań, które później są adaptowane w innych częściach organizacji. To podejście promuje zaangażowanie lokalnych zespołów i uczy je tworzenia uniwersalnych rozwiązań, wymagających kompromisów i współpracy między oddziałami.
Efektywne zarządzanie projektami w firmie produkcyjnej to sztuka łączenia stabilności procesów z dynamiką innowacji. Wymaga świadomego podejścia do definicji projektów, strategicznego angażowania ludzi oraz elastycznego dostosowywania metodologii do unikalnej kultury organizacyjnej. Aby dogłębnie zrozumieć, jak te koncepcje są wdrażane w praktyce i jakie inne inspiracje płyną z doświadczeń firmy Novol, zachęcamy do obejrzenia pełnej rozmowy z Tomaszem Włodarczakiem. Znajdziesz w niej jeszcze więcej praktycznych wskazówek i przykładów, które mogą stać się fundamentem dla rozwoju Twojej organizacji!

Obserwuj nas na YouTube