Jest poniedziałek rano. Jak co tydzień zaczynasz pracę, ale tym razem wygląda ona zupełnie inaczej, niż zwykle. Na ekranie komputera obserwujesz, jak kolejne systemy ERP, CRM i aplikacje otwierają się, dane kopiują i przenoszą między oknami, przeliczenia wykonują się w tle, powstają automatyczne zestawienia i zaawansowane raporty, które następnie są automatycznie publikowane na wspólnej przestrzeni dyskowej i rozsyłane mailem do grupy oczekujących na nich odbiorców.

Do tej pory to było twoje zadanie. Szczerze nienawidziłeś tej dłubaniny – dzień w dzień kilka godzin manualnej, nudnej, ale równocześnie niezbędnej roboty. Dziś, rozpostarty w fotelu, z ulubionym kubkiem aromatycznej, parującej kawy w ręku, zastanawiasz się, jak wykorzystać informacje przygotowane przez twojego ‘wirtualnego asystenta’, aby zwiększyć przychody firmy, z korzyścią tak dla ciebie, jak i dla pracodawcy.

Zaraz, czy to sen czy jawa?

Zdecydowanie jawa. Tak może wyglądać praca dzięki zastosowaniu RPA, czyli Robotic Process Automation. Podając za Wikipedią, Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów to technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych, z wykorzystaniem programów komputerowych – robotów symulujących pracę człowieka[1]. Działanie robotów polega na imitacji ludzkich zachowań[2]. Posługują się systemami informatycznymi w dokładnie ten sam sposób – logują się do wskazanych programów, pobierają potrzebne dane oraz umieszczają je we wskazanych bazach danych. W niektórych firmach posiadają swoje własne loginy, a nawet zdjęcia profilowe.

Roboty nie potrzebują jednak tradycyjnych stacji roboczych z fizycznym interfejsem – wszystkie ich działania mają miejsce w środowisku wirtualnym. Co ważne, w odróżnieniu od makr czy aplikacji przechwytujących obraz, nie używają koordynatów x,y do lokalizacji danych – czynią to przez zaszyte funkcje np. w kodzie HTML[3].  

Korzyści z robotyzacji procesów administracyjnych

Dotknęliśmy jednej z najważniejszych korzyści związanych z wykorzystaniem RPA, czyli uwolnieniu kreatywności pracowników. Dzięki zastosowaniu technologii mogą oni koncentrować się na tym, w czym ludzie są najlepsi – nieustrukturyzowanych zadaniach wymagających eksperymentowania,  poszukiwania rozwiązań i podejmowaniu decyzji. Lista zalet jest jednak znacznie dłuższa – robotyzacja procesów biurowych oznacza wyższą produktywność, jakość, elastyczność i szereg dodatkowych korzyści, które prezentuje poniższa grafika.

Źródło: Journal of Purchasing and Supply Management, 31/08/2021, 100718

Warto tutaj wspomnieć o jeszcze jednej, często pomijanej korzyści. Otóż Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów umożliwia, w bezinwazyjny i nieryzykowny sposób, połączenie  niezintegrowanych systemów. Dzięki temu jest w stanie przedłużyć życie aplikacji, których połączenie przez EDI[4] nie byłoby uzasadnione ekonomicznie i które w innych warunkach musiałyby zostać wycofane i zastąpione przez bardziej zintegrowane (a przez to znacznie cięższe i droższe) rozwiązania. Czytelnicy, którzy mieli okazję wziąć udział np. we wdrożeniach złożonych systemów ERP zapewne docenią fakt, że podobny efekt integracji różnych źródeł danych można uzyskać nieporównanie szybciej, taniej i z mniejszymi perturbacjami operacyjnymi[5]. Można to porównać do zmian IT wagi lekkiej i ciężkiej:

• Waga lekka, do której należy RPA, nie ingeruje w kod systemów – są to np. aplikacje mobilne, sensory czy IoT, które zasilają i/lub integrują dane z różnych źródeł i prezentują je w innowacyjnej formie,
• Waga ciężka to tradycyjne systemy i, czasem bardzo duże, projekty ich integracji[6].

Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych korzyści z rzeczywistych wdrożeń:

• Przetwarzanie faktur (od przyjęcia faktury do przesłania do finalnej akceptacji) skrócone z 5 dni do 2-5 godzin,
• Telefonica O2, jeden z największych operatorów telefonii w Wielkiej Brytanii, zautomatyzował 35% swoich operacji (15 kluczowych procesów) przy użyciu 160 robotów, które wykonywały od 400 do 500 tys. transakcji miesięcznie, osiągając 30% zwiększenia produktywności,
• Firma ubezpieczeniowa wdrożyła 27 robotów obniżając koszty operacji o 30%,
• Robotyzacja obsługi płatności klientów doprowadziła do zwiększenia produktywności o 20%. – co ciekawe, człowiek był w stanie realizować proces składający się z pobierania informacji z maili i systemów księgowych, tworzenia wpisów w systemie CRM i wysyłanie maili podsumowujących, niemal tak szybko, jak ‘wirtualny pracownik’. Niemniej i tu ujawnia się przewaga RPA, które była w stanie przetwarzać kilka płatności równolegle.

[1] https://pl.wikipedia.org/wiki/Zrobotyzowana_Automatyzacja_Proces%C3%B3w

[2] Robotic Process Automation use cases Archives

[3] Christian Fleching, Franziska Anslinger, Rainer Lasch – Journal of Purchasing and Supply Management, 31/08/2021, 100718

[4] EDI  – za Wikipedią, Electronic Data Interchange – automatyczna wymiana danych i dokumentów między różnymi systemami komputerowymi z wykorzystaniem ustalonych formatów komunikatów

[5] RPA and digital transformation – why immediate benefits do not translate into a long-term solution

[6] Informatica Economica vol. 23, no 4/2019