Traceability ewoluuje z wąsko stosowanego wymogu prawnego do powszechnego i rynkowego standardu. Jest to możliwe m.in. dzięki zmianom w światowej gospodarce i coraz szerszemu zastosowaniu systemów informatycznych, wspierających kluczowe obszary działalności firm. Traceability wdrożone w przedsiębiorstwie to nie tylko gwarancja bezpieczeństwa i jakości produktów, ale również szansa na usprawnienie kluczowych procesów i obszarów. Tzw. „identyfikowalność” to coraz częściej klucz do budowy przewagi konkurencyjnej na szybko zmieniającym się globalnym rynku.

Pandemia COVID-19 oraz związane z nią zmiany w światowej gospodarce znacząco zwiększyły znaczenie bezpieczeństwa zarówno w lokalnych, jak i globalnych łańcuchach dostaw. Nowemu trendowi sprzyja rosnąca świadomość konsumentów, którzy coraz częściej wymagają pełnej informacji o pochodzeniu nabywanych produktów. Wdrożone w obszarze identyfikowalności standardy mogą przekładać się na zwiększone zaufanie odbiorców końcowych i w konsekwencji, na większą sprzedaż u tych producentów, którzy uruchomią odpowiednie rozwiązania w swoich przedsiębiorstwach.

Dotychczasowe normy w zakresie traceability, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa produktów znajdujących się w obrocie, to nie tylko wymóg prawny dla wybranych branż (np. takich jak farmaceutyczna, spożywcza, czy chemiczna), ale również element budowy przewagi konkurencyjnej na szybko zmieniającym się obecnie rynku. Czy tzw. „identyfikowalność” oznacza dziś nowe możliwości w zakresie usprawniania procesów, w obszarze szeroko rozumianej logistyki? Czy wdrożenie traceability w przedsiębiorstwie może pozwolić na identyfikację „punktów krytycznych” i „wąskich gardeł”, a w rezultacie na ich optymalizację i usprawnienie? Odpowiedź znajdziecie w poniższym artykule.

Czym jest traceability?

Pojęcie traceability wg definicji organizacji GS1 odnosi się do możliwości identyfikacji pochodzenia oraz poszczególnych etapów, przez które produkt przechodzi w całym procesie produkcyjnym, jak również jego późniejszej dystrybucji, aż do momentu dostarczenia do odbiorcy końcowego. Na traceability lub tzw. „identyfikowalność” składają się zestawy procedur, pozwalające na śledzenie (odtworzenie historii przepływu) oraz lokalizację produktu w łańcuchach i sieciach dostaw. Traceability wg normy ISO to możliwość śledzenia historii, zastosowania lub lokalizacji produktu i może dotyczyć wielu rzeczy, takich jak: pochodzenie materiałów i części, historii przetwarzania, dystrybucji i lokalizacji produktu lub usługi po dostawie.

„Zapewnienie bezpieczeństwa dostarczanych na rynek produktów wiąże się z rejestrowaniem i gromadzeniem danych na ich temat na każdym etapie łańcucha dostaw, a więc na poziomie każdego z przedsiębiorstw biorących udział w tym łańcuchu.”

Powyższe stwierdzenie znajduje szczególne zastosowanie w przypadku, gdy dany produkt lub wybrana partia muszą być wycofane z rynku (tzw. „recall”). Przykładem takiej sytuacji może być wadliwa partia produktów spożywczych dystrybuowana przez sieć handlową, która została zgłoszona przez jej poddostawcę jako nienadająca się do spożycia, i która powinna być w związku z tym jak najszybciej wycofana z obrotu handlowego. Potrzeba identyfikowalności produktów jest pochodną z jednej strony zmieniających się standardów w zakresie ochrony zdrowia i praw konsumentów, z drugiej – powszechnej już globalizacji przepływów dóbr i usług. Co istotne, wymogi poszczególnych regulatorów⁴⁾ mogą się znacząco różnić, dlatego tak istotne jest zapewnienie informacji o pochodzeniu towarów wprowadzanych do obrotu na wybranym rynku. Traceability najczęściej stosowane jest w odniesieniu do łańcuchów dostaw i produkcji, ale znajduje zastosowanie również w obszarach takich jak informatyka, ochrona zdrowia, bezpieczeństwo i prewencja, czy nawet ESG (Environmental, Social responsibility, corporate Governance).

Identyfikowalność w obszarze logistyki

Traceability w łańcuchu dostaw i produkcji opiera się o unikalną identyfikację ładunków jednostkowych lub partii produktów. Realizowane jest przede wszystkim poprzez odpowiednie znakowanie towarów, głównie za pomocą kodów kreskowych i kodów QR. Inną możliwością jest identyfikacja produktów za pomocą systemów zdalnej identyfikacji radiowej (RFID). Dobrym przykładem w tym ostatnim przypadku jest francuska sieć sportowa Decathlon, która uruchomiła tego typu system już w 2015 roku. Dla wielu przedsiębiorstw takie rozwiązanie to wciąż pieśń przyszłości, skupiają się więc na starszych i sprawdzonych narzędziach. Do najbardziej rozpowszechnionych standardów należą bezsprzecznie kody kreskowe (np. EAN, UPC, GS1).

Niezależnie od wybranych narzędzi, integracja informacji o towarze w całym łańcuchu dostaw jest możliwa dzięki zastosowaniu jednolitego standardu przez poszczególne podmioty. Umożliwia to również zautomatyzowane rejestrowanie danych, które coraz częściej realizowane jest za pomocą rozbudowanych systemów informatycznych typu ERP, WMS, czy TMS.

Z perspektywy klasyfikacji identyfikowalności w obszarze logistyki wyróżnić można dwa podstawowe podejścia. Przyjmuje się podział ze względu na kierunek (wstecz lub w przód) oraz źródło (zewnętrzne i wewnętrzne). Z punku widzenia pojedynczego przedsiębiorstwa użytecznym może być scalenie obu klasyfikacji w jedną. W takim podejściu rozróżniamy to, co wydarzyło się przed przyjęciem dóbr (identyfikowalność wsteczna, lub w górę łańcucha dostaw), następnie skupiamy się na przepływach wewnątrz firmy (identyfikowalność wewnętrzna, lub w obrębie procesu), na końcu zaś identyfikujemy finalnych odbiorców oraz wymogi w zakresie wprowadzenia towarów na rynek (identyfikowalność w przód, lub w dół łańcucha).

Rodzaje traceability ze względu na kierunek śledzenia:

1. Identyfikowalność wsteczna – odnosi się do możliwości śledzenia pochodzenia określonej partii lub ładunku jednostkowego (pozwala na ewidencję etapów, przez które przeszedł produkt od jego przetworzenia do ostatecznej dostawy, uwzględniając identyfikację użytych surowców i przeprowadzonych operacji produkcyjnych).
2. Identyfikowalność w przód – odnosi się do możliwości prześledzenia ścieżki jaką wybrany ładunek jednostkowy lub partia będą podążać (pozwala to na przewidywanie trasy oraz czasu dostawy oraz ewentualnych wymogów prawnych związanych z wprowadzeniem towaru do obrotu, tego typu identyfikowalność jest szeroko stosowana m.in. w celu raportowania statusów przesyłek w sprzedaży e-commerce).

Rodzaje traceability ze względu na źródło pochodzenia:

1. Identyfikowalność wewnętrzna – odnosi się do identyfikacji przepływów produktów wewnątrz firmy (z uwzględnieniem wszystkich procesów i wynikających z nich zmian). Firmy mogą zrealizować wymóg identyfikowalności wewnętrznej m.in. poprzez zastosowanie kodów SKU (Stock Keeping Unit) oraz systemów do zarządzania magazynem, tzw. systemy WMS (Warehouse Management System).
2. Identyfikowalność zewnętrzna – odnosi się do przepływów i procesów realizowanych poza firmą (uwzględnia wszystkie ogniwa łańcucha dostaw, obejmuje również tranzyt przez różne kraje, także realizowane przez firmy zewnętrzne, z tych powodów system kodowania musi być wspólny dla wszystkich podmiotów biorących udział w przepływie towarów, aby identyfikacja była możliwa).

Systemowe rozwiązania dla traceability

W dobie cyfryzacji, aby skutecznie kontrolować informacje o produktach i ich przepływach, oprócz standardu niezbędny jest odpowiedni system informatyczny. Zadanie jest, w zasadzie, niemożliwe do zrealizowania, bez zastosowania oprogramowania wspierającego kompleksowe monitorowanie towarów oraz procesów jakim są one poddawane. Większość systemów klasy ERP (Enterprise Management System) wyposażona jest w możliwość obsługi przyjęć oraz wydań towarów. Jeśli zawierają w sobie moduł do zarządzania produkcją oraz jej realizacją, umożliwiają również kontrolę nad wszystkimi procesami produkcyjnymi, często z uwzględnieniem kontroli jakości. Systemy ERP najczęściej nie są jednak przeznaczone do zaawansowanego zarządzania procesami logistycznymi. W tym zakresie uzupełnieniem są systemy WMS (Warehouse Management System) oraz TMS (Transportation Management System). Integracja powyższych rozwiązań pozwala na kompleksową identyfikację oraz śledzenie towarów zgodnie z wymogami traceability.

Odpowiedni system przystosowany do spełnienia wymogów z zakresu traceability powinien umożliwiać:

1. Identyfikację każdego towaru wraz z przypisanymi do niego parametrami logistycznymi (możliwość jednoznacznej ewidencji towaru i jego cech takich jak: numer seryjny, data produkcji, data przydatności itd., wraz z możliwością sprawdzenia w jakiej lokalizacji się znajduje).
2. Śledzenie towarów oraz związanych z nimi procesów (możliwość odtworzenia pełnej historii pochodzenia – np. od którego dostawcy pochodzą wybrane towary, natomiast dla obszaru realizowanej produkcji, jakie surowce, technologie i zabiegi zostały wykorzystane w procesie produkcyjnym).
3. Generowanie odpowiednich raportów oraz wymianę danych z innymi systemami dla potrzeb kontroli i raportowania do partnerów handlowych, odpowiednich organów oraz instytucji.

Systemowa identyfikowalność wdrożona w obszarze logistyki oznacza wiele zalet dla wszystkich zaangażowanych stron. Przedsiębiorstwom pomaga identyfikować krytyczne punkty w obszarze produkcji i łańcuchach dostaw, które – dzięki odpowiednim usprawnieniom – mogą ostatecznie przekładać się na zwiększenie produktywności, jakości oraz redukcję kosztów. Konsumentom zapewnia niezbędny poziom informacji, gwarantuje jakość nabywanych produktów oraz poczucie bezpieczeństwa. Regulatorom rynku daje kontrolę nad towarami wprowadzanymi do obrotu, co jest szczególnie istotne w globalnej gospodarce o złożonych krajowych i międzynarodowych przepływach.

Usprawniając procesy

Dla wielu podmiotów traceability jest od dawna wykorzystywanym standardem. Zdarza się jednak, że wymogi z zakresu identyfikowalności realizowane są manualnie oraz bez zastosowania ujednoliconego standardu w zakresie gromadzenia danych. Bardzo często pretekstem do zmiany wcześniej przyjętych rozwiązań jest audyt realizowany przez zewnętrzny podmiot. Przykładem jest  podpoznańska firma Sushi Factory, dla której Instytut Logistyki i Magazynowania przeprowadził procesowe badanie identyfikowalności. Zrealizowany audyt pozwolił na porównanie potencjalnej wydajności wybranych procesów do wcześniej realizowanych. Zaproponowane w rezultacie projektu zmiany obejmowały zastosowanie standardu kodowania GS1 oraz automatycznej identyfikacji z wykorzystaniem systemów informatycznych.

Przeprowadzone badanie skupiało się na analizie pięciu głównych procesów: przyjęcia dostawy, wydania do bufora produkcyjnego, pobrania surowca na produkcję, produkcji oraz obsługi wydania. Wszystkie ryzyka, zidentyfikowane w  wyniku analizy procesowej, dotyczyły manualnego generowania dokumentów oraz ręcznego wprowadzania danych na dokumentach. W rezultacie zaproponowane zostały rozwiązania dla identyfikacji oraz rejestracji danych w systemie informatycznym, wraz z możliwością zautomatyzowanego generowania dokumentów. Zmiany uwzględniały zastosowanie standardów GS1 dla oznakowania produktów, opakowań zbiorczych i jednostek logistycznych.

„Bez efektywnego systemu IT, działającego w obszarze identyfikacji w oparciu o standardy GS1 i realizującego zarządzanie identyfikowalnością w oparciu o powiązania pomiędzy danymi śledzonego obiektu (często partii produkcyjnej) nie jest możliwe uzyskanie naprawdę wydajnego systemu identyfikowalności.”

Potencjalne korzyści z wprowadzonych usprawnień zostały określone dzięki porównaniu wcześniej zdefiniowanych Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI). Przykładowo w obszarze gospodarki magazynowej, dla symulowanych – usprawnionych procesów (tzw. „To Be”) udało się skrócić średni czas obsługi przyjęcia dostawy o 9,8%, natomiast średni czas obsługi procesu wydania surowców do bufora produkcyjnego aż o 93,9% (szacunki na podstawie Business Case Study). Oprócz usprawnień w wybranych obszarach, wdrożenie nowego standardu oznaczało zmniejszenie liczby papierowych dokumentów oraz znaczną redukcję pracochłonności realizowanych zadań, dzięki zaproponowanej automatyzacji. Dla firmy Sushi Factory oznaczało to możliwość łatwiejszego skalowania biznesu w przyszłości, dzięki mniejszemu uzależnieniu wydajności od pracy poszczególnych pracowników.

Wykraczając poza standard

Kompleksowe wdrożenie identyfikowalności w przedsiębiorstwie może wydawać się procesem żmudnym i kosztownym. Zwłaszcza jeśli nie dostrzegamy wynikających z tego korzyści, innych niż spełnienie obowiązujących przepisów i norm. Dla wielu polskich podmiotów wymogi w zakresie traceability mogą wynikać ze współpracy z większymi, często globalnymi przedsiębiorstwami. W takim przypadku nadrzędny podmiot może uzależnić ewentualną kooperację od odpowiednich rozwiązań uruchomionych u swojego poddostawcy. Ale traceability to nie tylko koszty i procedury. Odpowiednio wdrożona identyfikowalność może umożliwić przeniesienie prowadzonego biznesu na inny poziom, czego dowodzi przykład marki Decathlon.

Francuska sieć sportowa chwali się, że od 2019 roku wszystkie produkowane na ich potrzeby towary wyposażone są w znacznik RFID. Na chwilę obecną wszystkie fabryki, magazyny oraz sklepy sieci Decathlon wyposażone są w narzędzia do rozpoznawania chipów RFID. Przekłada się to na prawie 50.000 (pięćdziesiąt tysięcy) wykorzystywanych czytników, z czego większość jest projektowana i produkowana przez samą firmę. W rezultacie kompleksowego uruchomienia systemu identyfikacji radiowej pod koniec 2015 roku, wyniki sprzedaży firmy wzrosły o 11%, a straty towarowe zmniejszyły się aż o 9% w stosunku do poprzedniego roku⁶⁾. Według samej marki Decathlon, korzyści wynikające z uruchomienia identyfikowalności opartej o technologię RFID dotyczą zarówno klientów sieci jak i jej pracowników. Zakupy realizowane na samoobsługowych terminalach płatniczych POS są zdecydowanie szybsze, gdyż nie wymagają skanowania każdego kodu kreskowego z osobna. Uruchomiony system po prostu „przechwytuje” identyfikator towaru, co czyni doświadczenie zakupowe zdecydowanie szybszym i przyjemniejszym.

„Przed samym wdrożeniem systemu RFID, Decathlon zlecił badanie, które na celu miało zidentyfikować obszary i procesy, które wymagają usprawnienia. Według sondażu pierwszym źródłem niezadowolenia klienta był brak towaru na półce, drugim – szybkość przeprowadzenia transakcji w punktach sprzedaży.” ⁶⁾

Identyfikowalność realizowana za pomocą technologii RFID pozwala pracownikom sklepów skoncentrować się na obsłudze klienta, doradztwie i wsparciu. Uruchomiony system to również zwiększona kontrola nad asortymentem i zabezpieczenie antykradzieżowe. Oznacza to z jednej strony precyzyjną informację o dostępności wszystkich towarów, z drugiej mniejsze straty i w konsekwencji możliwość zaoferowania niższej ceny klientom końcowym. Z perspektywy partnerów produkcyjnych, RFID ułatwia monitorowanie oraz identyfikowalność realizowanej produkcji. Dzięki unikalnemu numerowi dla każdego produktu, RFID umożliwia partnerom firmy lepsze zarządzanie czasem produkcji, odpadami i wysyłką. W magazynach logistycznych RFID ułatwia przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji, inspekcji i kontroli. Oznacza to dużą oszczędność czasu i w rezultacie zdecydowanie mniejsze koszty.

„Większość sklepów Decathlon przeprowadza kontrolę zapasów pięciokrotnie szybciej niż wtedy, gdy robiła to ręcznie. Poza tym z powodzeniem można zwiększyć ilość kontroli, co korzystnie przekłada się na zarządzanie zapasami i dostarczanie produktów z fabryki do sklepu.

Wnioski

Traceability staje się coraz bardziej powszechnym i dostępnym standardem. Wraz z rozwojem nowych technologii i narzędzi, implementacja odpowiedniego systemu może oznaczać relatywnie niewielkie koszty w porównaniu do potencjalnych korzyści, zarówno dla firm, jak i konsumentów. Co więcej, wykorzystanie potencjału traceability pozwala spojrzeć z innej perspektywy na kwestie takie jak: odpowiedzialność ekologiczna i zrównoważony rozwój. Dzięki coraz powszechniej gromadzonym danym, możliwe będzie lepsze zrozumienie śladu ekologicznego produkowanych towarów oraz możliwości ich recyklingu. Długofalowo może przyczynić się to do osiągnięcia ambitnych celów w kontekście etycznej i środowiskowej odpowiedzialności biznesu (standardy ESG), czy nawet polityki klimatycznej poszczególnych państw i organizacji międzynarodowych. Identyfikowalność wydaje się być jednym z tych narzędzi, które jednoznacznie przyczyni się do zmiany sposobu myślenia o globalnej produkcji i globalnych łańcuchach dostaw w najbliższej przyszłości.